УТВЪРЖДАВАМ:

КМЕТ НА ОБЩИНА ОПАКА /ЛЮТФИ РЕЯНОВ/

 

 

 

 

 

СИСТЕМА ЗА

ФИНАНСОВО

УПРАВЛЕНИЕ И

КОНТРОЛ

ОБЩИНА ОПАКА

 

A. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. Правна рамка

Системата за Финансово управление и контрол в публичния сектор /СФУКПС/ на Община Опака е част, която изгражда базовото ниво на Националната финансово-контролна система на Република България. СФУКПС се изгражда в съответствие с добрите международни практики и се основава на принципите на законосъобразност, прозрачност и добро управление на публичните финанси. Правната рамка, уреждаща изграждането на СФУКПС, включва Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор , интегрираната рамка за вътрешен контрол КОСО и указания на ИНТОСАЙ за прилагане на стандарти за вътрешен контрол в публичния сектор,3акона за общинския бюджет и други вътрешни нормативни актове.

Чл. 2. Цели на СФУКПС на Община Опака.

Системата за Финансово управление и контрол на Община Опака е цялостен процес осъществяван от ръководители и служители с цел да се осигури разумна увереност,че целите на Общината ще бъдат постигнати чрез въвеждане на политики,правила,процедури и принципи за ефективно управление,разпореждане и контролиране на бюджетни средства,имащи за цел:

а/        Ефективно, ефикасно и икономично постигане на целите на Общината;

б/       Разделение    на    функциите    по    управление,    контрол,    плащане    и осчетоводяване;

в/      Създаване на надежден управленски инструмент за идентификация на рисковете при постигане на целите на Общината, тяхното управление чрез въвеждане на необходимите контролни механизми;

г/     Съответствие на дейността на Общината със законодателството и вътрешните актове;

д/       Предотвратяване и разкриване на грешки и пропуски във финансовата дейност;

е/      Осигуряване на надежден механизъм за предприемане на последващи коригиращи действия;

ж/        Пълно, вярно, точно и своевременно осчетоводяване;

з/       Осигуряване на надеждна и своевременна информация с оглед вземане на правилни управленски решения;

и/         Опазване на активите и информацията.

Чл. 3. Същност на СФУКПС на Община Опака.

Същността на СФУКПС се базира на следните основни механизми:

а/    Разписване на процесите:

-  осигурява се изпълнението им при контролирани условия;

-  създават се документирани процедури;

-  конкретизират се действията в работни инструкции;

-  формализират се правата и отговорностите на служителите.

 

б/   Проследимост и идентификация на процесите:

-   осигурява се информация дали изпълнението на действията по процеса е в
съответствие с изискванията;

-   осигурява се   проследимост на изпълнението по отговорни длъжностни
лица;

- дава се възможност за своевременни коригиращи въздействия;

в/   Контрол на изпълнението:

- дава информация дали резултатите са в съответствие с предварителните
разчети;

-   осигурява   информация   дали   контролът   на   процесите   е   осигурил   в
максимална  степен изпълнението им.

Чл. 4. Обхват на СФУКПС на Община Опака.

4.1. Община Опака като първостепенен разпоредител с бюджетни кредити по

републиканския бюджет;

4.2. Организациите  и  дейностите  финансирани  със   средства  от  общинския

Бюджет и по програми на ЕС по отношение на тези средства;

4.3. Разпоредители с бюджетни средства от по-ниска степен;

Чл. 5. Въвеждане и Одит на СФУКПС.

СФУКПС се въвежда със Заповед на Кмета на Община Опака. За гарантиране на правилното и ефективно действие, СФУКПС трябва да се одитира периодично /ежегодно/. Одитът на СФУКПС следва да отчита динамиката на процесите, изменение в законодателната база и др. фактори и обстоятелства, касаещи дейността на Общината.

Чл. 6. Елементи на СФУКПС.

Системата за финансово управление и контрол на Община Опака включва следните структурни елементи:

  1. 1. "Бюджетен процес";
  2. 2. "Приходи";
  3. 3. "Предварителен контрол";
  4. 4. "Система на двойния подпис";
  5. 5. "Възлагане на обществени поръчки, съгласно ЗОП";

7. "Управленски и организационни процеси";

  1. 8. "Организация на документооборота";
    1. 9. "Управление на човешките ресурси и организация на работната
      заплата";
    2. 10. „Стратегия за управление на риска”
    3. 11. „Мониторинг”
    4. 12. „Информация и комуникация”
  2. 13. "Последващ контрол и мероприятия за подобрение";
  3. 14. "Санкции и админстративни наказания";
  4. 15. "Управление на одобрени суми по проекти от Еврофондове"

Чл.7. Всеки структурен елемент на системата съдържа конкретно описание на задължителните действия и процедури, които са отразени в работни документи и определени като:

1.    Основни    процедури -    Основните    процедури,    регламентират основните действия и стъпки, свързани с най-важните и определящи функции, обхванати във всеки структурен елемент, необходимата информация за тях и отразяването на резултатите от тези действия. В основните процедури се описва матрицата на разпределението на правата и отговорностите между длъжностните лица по повод участието им в управленските дейности.

2.   Работни   инструкции -   Работните   инструкции   регламентират   в
детайли съдържанието на всяко конкретно действие и последователността на
тяхното извършване. Чрез тях се стандартизират действията по контрола.

3. Типови документи и приложения

3.1. Типовите документи са образци на основните вътрешни документи,
носещи информация по прилагане на СФУК.

3.2. Приложенията  са  вътрешни  наредби  и  заповеди,  имащи  пряко
отношение към прилагане на системата за финансово управление и контрол.

Б. Описание на структурните елементи

ЕЛЕМЕНТ 01 „БЮДЖЕТЕН ПРОЦЕС”

Основна процедура "Подготовка и съставяне на проектобюджет"

Чл. 8. Тази процедура регламентира процеса на съставяне на проектобюджета на общината и има за цел унифициране на действията на всички бюджетни звена и постоянните комисии на Общински съвет за предпазване от несъответствия с действащите стандарти и нормативни актове.

1. Работна инструкция

 

Последователност на процедури и стъпки

Действия

Източници на информация

I. Разработване на проектобюджет

 

 

1. Получени бюджетни насоки от МФ за съставяне на проектобюджет

Подготвени    и    изпратени указания                            до второстепенните разпоредители                   за разработване                     на проектобюджет

Писмо      до      второстепенните разпоредители

2. Изготвяне разчети за приходи

Изготвяне на справки за очаквани приходи от организационни звена -дирекции и отдели

Справки за приходи от продажби на ДМА и земя, постъпления от стопанисване      на      общинско имущество и такси.

 

 

 

 

3. Изготвяне разчети за разходи

Приемане                         на предложените                   от второстепенните разпоредители   разчети   за разходи по дадени указания и      на      база      уточнени годишни        цели        чрез натурални    и    стойностни показатели

Стратегии      и      прогнози      за развитие на общината

Типови       форми       БОО       по организационни звена

4. Обобщаване на събраната информация

Изготвяне на проектобюджет от Дирекция "ОА"

Типова форма БОО

5. Представяне на проектобюджет в МФ

Представяне на разработения формуляр БОО в МФ на технически и хартиен носител

Типова       форма       БОО       на технически и хартиен носител

 

Основна процедура "Разработване след приемане на ЗДБРБ"

Чл. 9. Процедурата регламентира процеса по разработване на окончателния вариант на проектобюджета с обществеността и с постоянните комисии на Общински съвет, както и от ръководителите на бюджетните звена и на организациите, предоставящи услуги, финансирани от бюджета.

1. Работна инструкция

 

 

 

 

 

Последователност на процедури и стъпки

Действия

Източници на информация

II. Разработване след приемане на ЗДБРБ

 

 

1. Програма за капиталовите разходи

Изготвена и предложена за разглеждане и обсъждане в постоянните комисии и приемане от Общински съвет

Приета с Решение на ОбС град Опака

2. Закон за държавния бюджет на РБ

2.1. ПМС за изпълнение на ЗДБРБ

2.2.   Указания   на   МФ   за   съставяне   на бюджета

Организирана работна среща с директори на дирекции и ръководители на бюджетни звена, относно новите моменти в разработване на бюджета

Списък                      на участниците

3.      Актуализиране      на      Наредба      за определянето     и     администрирането     на местни такси и цени на услуги

Подготвена, внесена за разглеждане и приета Наредба за определянето и администрирането на местни такси и цени на услуги от ОбС град Опака.

Приета с Решение на ОбС град Опака

4. Изготвяне разчети за приходи

Разработване         на         плановите показатели по бюджета на общината въз основа на:

- разчетни показатели на МФ за обща субсидия за делегирани от държавата дейности;

- трансфери за местни дейности;

-  целева субсидия за капиталови разходи;

- справки за очаквани неданъчни приходи.

Писмо на МФ. Справки   за   приходи от:

- продажби          на ДМА,     НДА     и земя;

- постъпления      от наеми;

- концесии, дивиденти;

- дарения;

- такси и цени на услуги.

5. Изготвяне разчети за разходи

Приемане на предложените от второстепенните разпоредители разчети за разходи /коригиране на годишните цели, съобразено с прогнозата за приходите/ и формиране размерите на бюджетните кредити по параграфи и дейности на ЕБК

Типови форми БОО по бюджетни звена

6. Обобщаване на събраната информация

Обобщаване на събраните разчети за приходи и разходи от Дирекция "ОА" и съставяне на окончателен проектобюджет на общината

Справки                    по проектобюджета

 

Основна процедура "Обсъждане и приемане на проектобюджета и приходно-разходна сметка”

 

Чл. 10. Тази процедура регламентира всички действия по публичното обсъждане на проектобюджета, обсъждане и приемане на бюджета от Общински съвет и свеждане до изпълнителите по бюджетни звена Решението на Общински съвет.

 

1. Работна инструкция

 

Последователност на процедури и стъпки

Действия

Източници на информация

III. Обсъждане и приемане на проектобюджета и приходно - разходни сметки за ИБСФ

 

 

1. Публично обсъждане на обобщения проект на бюджет

Публично обсъждане с местната общност – граждани, физически и юридически лица, младежки организации, НПО, клубове на пенсионера, Сдружение на инвалидите, квартални срещи

Протоколи от всяка среща и обобщаване на информацията

2. Обсъждане на обобщения проект на бюджет в постоянните комисии на Общински съвет

Разглеждане и обсъждане в постоянните комисии на Общински

Съвет

Решения от постоянните комисии към Общински съвет град Опака

3. Внасяне за разглеждане и приемане на обобщения проект на бюджет в Общински съвет

Разглеждане и приемане на обобщения проект на бюджет в Общински съвет

Докладна записка на кмета на общината. Решение от Общински съвет за приемане на бюджета на общината

4. Запознаване на бюджетните звена с Решението за приемане на бюджета от ОбС

Директорът на дирекция "ОА" запознава ръководителите на бюджетните звена с Решението на общински съвет.

Решението на Общински съвет за приемане на бюджета на общината

5. Разпределение на бюджета на общината по тримесечия

На база Решението на ОбС и разясненията на Директора на дирекция "ОА", ръководителите на бюджетни звена разпределят бюджета по ЕБК и по тримесечия

Типова форма БОО -хартиен носител

 

Основна процедура "Представяне на бюджета и приходно-разходна сметка за ИБСФ в МФ и СП"

Чл. 11. Тази процедура включва последващите действия след приемането на бюджета от Общински съвет и представянето му пред МФ и Сметна палата.

1. Работна инструкция

Последователност на процедури и стъпки

Действия

Източници на информация

IV. Представяне на бюджета и приходно - разходна сметка за ИБСФ в МФ и СП

 

 

1. Обобщаване на разпределението на    бюджета    по     ЕБК     и     по

Тримесечия

Изготвяне по типова форма БОО

Типова форма БОО - хартиен и технически носител

2. Представяне в МФ и СП

Представяне на разработения формуляр БОО в МФ на технически и хартиен носител в СП в срокове определени от Министъра на финансите

Типова форма БОО - хартиен и технически носител

 

 

Основна процедура Изпълнение на бюджета"

Чл. 12. Тази процедура регламентира процеса на текущото изпълнение на бюджета на общината през съответната финансова година и цели предпазване от незаконосъобразни действия и несъответствия с утвърдените стандарти и нормативна уредба.

1.Работна инструкция

 

Последователност на процедури и стъпки

Действия

Източници на информация

V. Изпълнение на бюджета

 

 

1. Разпределяне на бюджетните кредити и показатели в приетия общински бюджет по функции, групи и дейности и параграфи, годишно, по тримесечия и месечно до края на месеца следващ месеца на приемането на бюджета.

Съобразно параметрите по приетия бюджет и подадените заявки

По ЕБК  и указания  на МФ

2. Определяне правомощията на второстепенните разпоредители с бюджетни средства

Кмета на общината по предложение на Директор "ОА" съобразно нормативните постановки

Заповед

3. Утвърждаване на бюджетни сметки на звената

Кмета на общината по предложение на Директор "ОА" и ръководителите на съответните бюджетни звена

Типова   форма   БОО хартиен    и    технически носител

4. Извършване на разходи

Изпълняват се работните инструкции към елементите "Предварителен контрол" и "Система на двойния подпис"

Контролен лист

5.Актуализация на общинския бюджет

Извършва се по предложение на общинската администрация, ръководителите на бюджетните звена и постоянните комисии към ОбС въз основа на анализа на изпълнението на общинския бюджет за 1-во полугодие на съответната финансова година и при изменение в макроикономическите условия или възникване на непредвидими, неотложни потребности

Решение на ОбС. Служебни   промени    на МФ. Заповед на кмета

 

Основна процедура "Отчитане на бюджета"

Чл.13 Процедурата регламентира процеса на текущото отчитане, изпълнението на общинския бюджет и изготвянето на годишния финансов отчет за съответната година. Тя има за цел унифицирането на процесите и предотвратяване на незаконосъобразни действия или несъответствия с утвърдените стандарти и нормативни актове.

1. Работна инструкция

 

Последователност на процедури и стъпки

Действия

Източници на информация

VI. Отчитане на бюджета

 

 

1. Съставяне на месечни отчети за касово изпълнение на общинския бюджет /Форма 15-Б/

Гл. счетоводител на общината, Гл. счетоводители и счетоводители на бюджетните звена

Типови отчетни форми

2. Изготвяне на тримесечни отчети за изпълнението бюджета на бюджетните звена по ЕБК

Директор "ОА", Гл. счетоводител на общината, Главни счетоводители и счетоводители на бюджетните звена

Типови отчетни форми

3. Съставяне на обобщен тримесечен отчет за касово изпълнение на общинския бюджет и представяне в МФ и Сметната палата

Директор "ОА", Гл. счетоводител на Общината

Типови отчетни форми

4. Анализ на текущото изпълнение на бюджета за I-то шестмесечие на съответната календарна година.

Кмет, Директор дирекция"ОА"

Информация

5. Обсъждане на шестмесечния отчет в постоянните комисии и разглеждане на заседание на ОбС

Постоянни комисии към Общински съвет

Решение   на   Общински съвет. Протоколи от комисии.

6. Изготвяне на годишните отчети в бюджетните звена

Ръководители и Гл. счетоводители на бюджетни звена

Типови отчетни форми

7. Изготвяне на обобщен годишен отчет за касовото изпълнение на бюджета и представяне в Сметната палата и МФ

Директор "ОА", Гл. счетоводител на общината

Типови отчетни форми

8. Изготвяне на годишен финансов отчет и представяне в Сметната палата и МФ

Директор "ОА", Гл. счетоводител на общината

Типови отчетни форми

9. Внасяне и приемане на годишния отчет за изпълнение на бюджета за разглеждане в ОбС

Кмет на общината, Зам.-кмет , Директор "ОА"

Докладна     записка     от Кмета на Общината Решение   на   Общински съвет

 

 

 

 

 

 

ЕЛЕМЕНТ 02 „ПРИХОДИ”

Чл. 14. Старши специалист   "Управление на собствеността" организира изпълнението на следните процедури:

1. продажба, замени, безвъзмездно прехвърляне или придобиване на
общински имоти и активи;

2. регистриране на промените в собствеността пред данъчните органи;

3.  подаването     на    ежемесечни     справки     в     счетоводството     за
осчетоводяване на придобитите или продадени общински имоти или активи или
за промяна в техните стойности ;

  1. контролира изпълнението на договорите за наем и постъпленията от
    тях;
  2. в срок до 25-то число на текущия месец представя ежемесечна справка в
    счетоводството за начисляване на вземанията от наеми на общински имоти или
    разходи по текуща издръжка, ако такива са заложени в сключените договори;
  3. до 5-то число на всеки месец представя справка за просрочени вземания
    от наеми за предходния месец.

Чл. 15. При актуване и деактуване на недвижими имоти - общинска  собственост, Старши  специалист    " Управление на собствеността”   в  5 дневен срок     от датата на настъпилата промяна остойностява имота и подава информация в счетоводството за осчетоводяване .

Чл. 16. Директорът на дирекция "СА" и Старши специалист „Управление на собствеността” контролират изпълнението на приходите от концесии.

Чл. 17. Директор   на   дирекция   "СА"   участва   в   съставянето   и   следи   за изпълнението  на  инвестиционната  програма  на  общината.   При  неотложна необходимост за пренасочване на средства от един обект към друг, прави мотивирано предложение пред Кмета на общината и подготвя материалите по предложението за решение на Общинския съвет.

Чл. 18. Главния    счетоводител    организира    своевременното    и    правилно осъществяване на счетоводното отчитане, съставянето на касовото изпълнение и на годишния счетоводен отчет.

Чл. 19. Директорът на дирекция „ОА" следи за постъпленията от получени трансфери   (субсидии)   от   централния   бюджет,   както   и   ритмичното   им предоставяне на второстепенните разпоредители с бюджетни средства.

 

 

 

ЕЛЕМЕНТ 03 „ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ”

Чл. 21. Същност и основни понятия.

Предварителният контрол представлява процедура за контрол по законосъобразността, и спазването на принципите за ефективност, ефикасност и икономичност при прогнозирането и управлението на бюджетния процес и  има документален характер.

Той се осъществява чрез проверки преди поемане на задължение и преди   извършване на разход. Предварителният контрол е дейност, която се извършва постоянно.

Предварителният контрол е функция и отговорност на Разпоредителя и се осъществява от финансов контрольор или от други длъжностни лица, определени със заповед.

Чл.22 Статут, роля и правомощия на финансовия контрольор в СФУК. Финансовият контрольор отговаря и осъществява предварителния финансов контрол;

Финансовият контрольор дава становище за законосъобразност и целесъобразност на поеманите задължения и извършваните разходи. Дейностите се извършват чрез документални проверки, относно законосъобразността на :

- решенията, свързани с разпореждане с активи и средства (включително поемането на задължения и извършването на разход);

- решенията свързани с управление и стопанисване на имуществото    (включително отдаване под наем с цел получаване на приходи);

- други решения, от които се пораждат права, респективно задължения за района и/или служителите.

Финансовият контрольор чрез дейността си дава независима професионална оценка, която служи на Разпоредителя при вземане на решения за поемане на задължения и/или извършване на разходи;

Финансовият контрольор одобрява или отхвърля предложенията за поемане
на задължение и/или извършване на разход.

Финансовият контрольор не може да изпълнява разпоредителски функции;

Финансовият контрольор е функционално независим и подчинен на Кмета и на упълномощени от него лица;

За целите на предварителния контрол финансовият контрольор може да изисква и да получава всички данни и документи /вкл.електронни/, както и да прави проверки на место.

 

ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА "ПОЕМАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ". /ОП - 01/

Цели

Тази процедура регламентира извършването на предварителния контрол при поемане на задължение. Предварителният контрол се осъществява по определени вътрешни контроли, включващи задължителни процедури за предварително одобрение на очаквания разход.

Основни понятия.

Предварителен контрол: Осъществяване на вътрешни контроли преди извършването на определено действие или дейност и гарантиращи протичането на същите в рамките на набелязаните параметри.

Поемане   на   задължение: Действие,   означаващо   поемане   на   финансов ангажимент от Ръководството, от което се пораждат плащания за Общината.

Предварителен контрол при поемане на задължение: Контрол по разписани процедури преди извършването на действията по поемане на задължения.

Заявители: Служебни лица, определени от Кмета на Община Опака, имащи правото и задължението да инициират поемане на задължение или извършване на разход.

1.Описание на процедурата.

Процедурата обхваща следните основни дейности:

-Установяване на потребност от средства;

-Проверка за целесъобразност на вида и размера на исканите средства;

-Заявяване на потребност от средства;

-Съгласуване на заявката;

-Проверка за съответствие на заявката;

-Представяне на заявката;

-Регистриране на заявката;

-Проверка за окомплектованост и реквизити;

-Проверка за съответствие на задължението с бюджетните параграфи;

-Проверка за наличие на бюджетен кредит;

-Проверка за компетентност на лицето, поемащо задължението;

-Проверка за аритметична вярност;

-Проверка    за    спазване    на    нормативните    изисквания    и    тръжните процедури;

-Валидиране на задължението;

-Уведомяване на Заявителя;

-Проверка за размера на задължението;

-Архивиране на заявката.

2. Отговорности, изменение, абонамент

За спазването и контрола на процеса отговарят Гл. Счетоводител; Ст. Специалист „Бюджет”, изпълняващ функциите на Финансов контрольор, Директори на дирекции/ Ръководителите на бюджетни звена/Заявители. Промените в тази основна процедура стават със Заповед на Кмета на Община Опака.

Копие от тази процедура се предоставя на всички отговорни лица, имащи отношение към процеса.

За поддържането и измененията на процедурата отговаря Ст. Специалист „Бюджет”,изпълняващ функциите на финансов контрольор; Директорите на дирекции/ръководителите на звена.

 

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ "ПОЕМАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ”/РИ-01/

1.Общи условия.

Настоящата работна инструкция описва процеса на предварителен контрол при поемане на задължение. Предварителният контрол се осъществява по определени контроли, включващи задължителни процедури за предварително одобряване на всички условия за извършване на определени разходи и отговорните длъжностни лица, като се постига адекватно разделяне на отговорностите при заявяване, вземане на решение, осъществяване на контрол и изпълнение. Тя се прилага за всички разходи на разпоредителите с бюджетни средства,без значение размера на разхода . Всеки разход   се проверява и валидира или не от Финансовия Контрольор като за целта се завежда искане за извършване на разход . Всеки разход над 300 /триста/ лева се предшества    от заявка за поемане на задължение. Изключение правят разходите за топлоенергия, електроенергия, В и К, телефонни услуги и др. подобни.Тя се прилага за всички задълженията над 300 /триста/ лв. в общината и     второстепенните разпоредители с бюджетни кредити.

Изключение   правят: разходите  за  топлоенергия,   електроенергия, В   и   К,телефонни услуги, командировки в страната, разходи за еднократна финансова помощ по решение на Общински съвет, при които се прилага само процедурата за предварителен контрол преди извършване на разхода /ОП- 02/.За разходи, които са последователно свързани /разходи за ФРЗ, COT, абонаментни поддръжки и др./ се поема задължение за цялата сума в момента на възникването му, като за свързаните плащания се прилага само процедурата за предварителен контрол преди извършване на разхода /ОП - 02/.

 

2.   Описание на контролите.

- Установяване на потребност. Потребност за извършвания разход се установява от компетентните лица от дирекции и отдели, определени със заповед.

- Проверка за целесъобразност на вида и размера на исканите средства. Проверката за целесъобразност се извършва от Директорите на дирекции/Ръководителите на звена и от ресорните Зам.Кметове и Секретаря. Проверката за целесъобразност включва дали исканите средства отговарят на нормалното протичане на дейността в дирекциите/звената; дали съответстват на целите и приоритетите на общината;съобразени ли са с утвърдените
разходи; има ли предвидени средства по утвърдените им бюджети;

- Проверка на законосъобразността на исканите средства – проверката се извършва от директорите на дирекциите и от ресорните заместник кметове и секретаря.

-     Проверка за коректност и пълнота на съпроводителните документи, доказващи потребността. Проверката се извършва от Директор на Дирекция/Ръководител звено.

-     Формална проверка за окомплектовка на заявките. Тази проверка се извършва от финансовия контрольор. Тя включва наличие на всички реквизити по заявката; наличие на всички необходими съпроводителни документи към заявката.

 

-   Проверка за компетентност на лицето, което ще поема задължението. Тази проверка се извършва   от   финансовия   контрольор.   Тя   установява   дали  лицето,   което   ще   поема задължението   има   съответните   правомощия  съгласно   организационната   структура   на общината. Правомощията включват право да се разпорежда с активи; право да извършва разходи за сметка на общината. В случай на преотстъпени правомощия се проверяват
валидността и обхвата им.

-   Проверка за съответствие на задължението с бюджетните параграфи. Тази проверка се извършва от финансовия контрольор. Тя има за цел да установи дали задължения от този вид са включени в бюджетните параграфи за текущата година; дали    конкретното задължение е предвидено в съответните бюджетни параграфи за дейността.

-   Проверка за наличие на бюджетен кредит. Тази проверка   се извършва от финансов контрольор. Той уточнява дали за размера на исканото задължение има наличие на средства по бюджетния параграф на дейността за съответния период.

-   Проверка   за   аритметична   вярност. Тази   проверка   се   извършва   от   финансовия контрольор. Тя включва проверка дали посочените в заявката суми и стойности са правилно изчислени.

-     Проверка за съответствие на задължението с нормативните актове и тръжните процедури. Тази проверка се извършва от финансовия контрольор. Тя включва проверка дали видът и размерът на исканото задължение отговарят на изискванията на вътрешните и външните нормативни актове и дали е необходима процедура по ЗОП.

 

ОСНОВНА ПРОЦЕДУРА "ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОД" /ОП - 02/

Цели.

Настоящата процедура регламентира предварителен контрол при извършване на разходи. Предварителният контрол се осъществява по определени контроли, включващи задължителни процедури за предварително одобряване на всички условия за извършване на определения разход.

Основни понятия

Предварителен контрол: Осъществяване на вътрешни контроли преди        извършването­ на определено действие или дейност и га­рантиращи протичане на    същите в рамките на предва­рително набелязаните параметри.

Извършване на разход: Действие, означаващо изпълнение на финансов ангажимент от ръководството, което е свързано с плащания за общината.

Предварителен контрол при извършване на разход: Контрол  по  разписани процедури  преди  извършването на действията по извършване на разхода /плащането/.

Заявители: Служебни лица, определени със Заповед на Кмета на Община

Опака, имащи правото и задължението да инициират поемане на задължение

или извършване на разход.

1. Описание на процедурата и отговорностите

Процедурата обхваща следните основни дейности:

- Комплектоване на документи за разход при Заявителя;

- Предаването  на  искането  с  необходимите документи  на  финансовия
контрольор;

Проверка за окомплектовка и наличие на реквизити по искането;

Регистриране на искането;

Проверка за съответствие на разхода с поетото задължение;

Проверка за наличие на средства по съответния бюджетен параграф;

Проверка за компетентност на лицето, разпоредило разхода;

Проверка на първичните документи за съответствие, вкл. за аритметична вярност;

Проверка за съответствие на разхода с вътрешните и външни нормативни актове;

Валидиране на разхода;

Уведомяване на заявителя;

Проверка за размера на разхода;

Архивиране на искането

2          . Отговорности, изменение, абонамент

За спазването и контрола на процеса отговарят Ст. специалист „Бюджет”, изпълняващ функциите на Финансов Контрольор; Гл.счетоводител; Директори на дирекции/Ръководителите на звена/Заявители.

Промените в тази основна процедура стават със Заповед на Кмета на Община Опака.

 

Копие от тази процедура се предоставя на всички отговорни лица, имащи отношение към процеса.

За поддържането и измененията на процедурата отговаря Ст. специалист „Бюджет”, изпълняващ функциите на Финансов контрольор; Директорите на дирекции/Ръководителите на звена/Заявители.

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ "ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОД" /РИ -02/ 1. Общи условия.

Настоящата работна инструкция регламентира предварителният контрол при извършване на разходи. Предварителният контрол се осъществява по определени контроли, включващи задължителни процедури за одобряване на всички условия за извършване на определения разход и отговорните длъжностни лица. Тя се прилага за всички разходи на разпоредителите с бюджетни средства, без значение размера на разходите. Всеки разход   се проверява от Финансовия Контрольор като за целта не се завежда искане за извършване на разход. Всеки разход над 300 /триста/ лева се предшества   от заявка за поемане на задължение. Изключение правят разходите за топлоенергия, електроенергия, В и К, телефонни услуги и др. подобни.

2.Ход на процеса и разпределение на задълженията.

Проверка на съответствието на разхода с поетото задължение по размер и вид - извършва се от финансовия контрольор.

Проверка   компетентността   на   лицето,   разпоредило   извършването   на разхода - в случай на делегирани права се проверява обхвата и валидността им, с изключение на случаите, когато това е част от правомощията му по длъжностна характеристика - извършва се от финансов контрольор.

Наличие на средства по съответния бюджетен параграф - проверява се от финансовия контрольор.

Проверка по редовността на първичните документи - извършва се от финансовия контрольор.

Спазени ли са изискванията на нормативните актове    - проверява се от финансовия контрольор.

Осъществяването на проверките от страна на финансовия контрольор се удостоверява с попълването на типови документи - 01,02, и 03

Второстепенните разпоредители, звена и дирекции попълват и подават до финансовия контрольор заявка за необходимите средства за текущо финансиране / типова бланка № 1 /. Вследствие на одобрената заявка за поемане на задължение се подава искане за извършване на разход / типова бланка № 3/ .

Второстепенните разпоредители, прилагащи системата на делегирани бюджети, за разходите включени в единните разходни стандарти, подават заявка за необходимите средства за текущо финансиране /типова бланка №1/ на база на която се превежда субсидия в рамките на постъпилите от Централния бюджет средства съгласно чл.12 от ЗДБРБ, разпределени по формулата за прилагане на делегираните бюджети един път месечно до 10-то число на месеца. За разходите извън единните разходни стандарти подават заявка за поемане на задължение и искане за извършване на разход. Не може да се подава искане за извършване на разход, без да е предшествано от заявка за задължение, с изключение на следните случаи: разходите за командировки в страната; ел. енергия; В и К; БТК и еднократните помощи отпускани от Общинския съвет гр. Опака; средствата за ветераните от войната и средствата по НКБНЦМ в Община Опака. Поради спецификата на работа в Община Опака и особеностите при извършване на някои видове разходи се приема праг на разходите в размер 300лв., за които не е необходимо да се попълва заявка за поемане на задължение.

Лицата, които са компетентни да поемат задължения и да извършват разходи в Община Опака са следните:

Кмет

Зам.кмет

Секретар на общината

Директори на дирекции

Кметове на кметства

Гл.специалист"ТС"

Директор -ДСХ с.Гърчиново

Председател ОбС

Началник ПУ гр.Опака

Ръководител "Чистота"

Шофьори

Секретар на МКБППМН
Гл. експерт „Образование"

Президенти или упълномощени лица на спортни клубове

Ст.специалист „ГЗ"

Гл.счетоводител на Общината

Председатели или упълномощени лица на Читалища

Мл. инспектор „МДТ"

В резултат на извършения предварителен   контрол финансовия контрольор се произнася в писмена форма по законосъобразността на поеманото задължение или извършването на разход в един от следните три варианта :

Може да бъде поето задължение/ извършен разход;

Не може да бъде поето задължение / извършен разход до представяне на следните  документи  / - описва  се  вида  и  лицата,  които  следва да  ги представят/;

Не може да бъде поето задължение / извършен разход по следните причини/ -посочват се законните основания, възпрепятстващи ги /.
Резолюцията на финансовия контрольор има задължителен характер за
длъжностните лица, изготвящи документите за поемане задълженията или
извършването на разхода.

При установена невъзможност за поемането на задължение - отказът се изразява с мотивирано писмено становище, адресирано до разпоредителя.

При установена възможност за поемане на задължението / извършването на разхода документите се поднасят за подпис на Кмета на община Опака, Заместник - кмет или упълномощено от него лице след полагането на подпис от Гл. счетоводител.

При отсъствие /отпуска ,болест и др./ на финансовия контрольор и Директор на дирекция техните задължения се изпълняват от лица отговарящи на условията да изпълняват тези длъжности и определени със Заповед на Кмета на Общината.

В Община Опака се изготвят досиета за всяко задължение или разход надвишаващи десет хиляди лева. Досиетата се съставят и за всички разходи на целеви и на разпореждане средства. В Община Опака, определени служители отговарят за съхранението и обработката на следните досиета:

Досие „Ел. енергия” - Счетоводител ДСХ с. Гърчиново;

Досие „Хранителни продукти” – Счетоводител „ДСХ” с. Гърчиново;

Досие „Телефони” – Счетоводител ДСХ с. Гърчиново;

Досие „Горива”- Мл. счетоводител;

Досие „Трудови възнаграждения” – Ст. специалист „Касиер”.

Всички останали досиета се съхраняват и обработват от Гл. счетоводител на Общината.

ДОСИЕТАТА БИВАТ:

А/ За задължение - Съставя се при всяко поемане на задължение в размер над десет хиляди лева и се допълва с всички документи за разходи, извършвани по това задължение, независимо от размера им.

Б/ За разход - Съставя се за всеки разход над десет хиляди лева, когато при поемането му не са били на лице основания за съставяне на Досие - А / разходи за ел. енергия, отопление, вода, телефонни услуги, горива и др. / Досие се съставя и за разходите по фонд работна заплата в началото на всяка година и се закрива към 31.12. на същата година.

СЪДЪРЖАНИЕ НА ДОСИЕ ЗА ПОЕМАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ИЛИ ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОД:

Опис на приложените документи;

Контролен лист за     движение на досието    между службите в     Община Опака и длъжностните лица;

Описание на нормативната уредба, дала право за поемане на задължението или извършването на разхода;

Други документи, имащи отношение към поемането на задължението или извършването на разхода;

Типова бланка / по образец / за извършен предварителен контрол;

Получаването на   досие за   оперативна работа по него   от упълномощените длъжностни лица се извършва след записване в контролния лист за движение на досието.

Книгата за досиета съдържа № на досието; точното наименование на досието; датата на откриване; дирекция, в която се съхранява.

При изгубване, унищожение или разкомплектоване на Досието виновното длъжностно лице носи дисциплинарна отговорност по КТ или ЗДСл, ако това не е довело до негативни последици за Община Опака.

При наличието на негативни последици или установен умисъл в действията, степента на отговорност се определя съобразно законите на РБ.

3.Описание на контролите

3.1. Проверка за комплектоване на документите за разход. Проверката се извършва от ръководителите на съответните дирекции / звена или от Заявители, които    събират    и    обобщават    документите    за    разход.    Проверката    за комплектоване на документите включва дали са представени всички свързани с разхода   първични   документи;   дали   първичните   документи   отговарят   на изискванията;

3.2. Формална   проверка   за   наличие   на   реквизити   по   искането   и първичните    документи. Тази    проверка    се    извършва    от    финансовия контрольор. Тя се отнася до наличие на всички реквизити по искането; наличие на всички необходими съпроводителни документи и реквизитите по тях.

3.3. Проверка  за  съответствие  на  разхода  с  поетото  задължение. Тази проверка се извършва от финансовия контрольор. Тя включва има ли утвърдена (валидирана) заявка за поемане на задължение; дали има съответствие между сумите по заявката и искането.

3.4. Проверка за наличие на средства по съответния бюджетен параграф.

Тази проверка се извършва от финансовия контрольор. Тя включва проверка дали към датата на искането има средства по съответния бюджетен параграф.

 

3.5. Проверка за компетентност на лицето, което е разпоредило  разхода.

Тази проверка се извършва от финансовия контрольор. Тя включва проверка за това дали лицето, което е разпоредило разхода има съответните правомощия съгласно организационната структура на общината. Правомощията включват право да представя общината; право да се разпорежда с активи; право да извършва разходи за сметка на общината.

 

3.6. Проверка за съответствие на първичните документи, вкл. аритметична вярност.

Тази проверка се извършва от финансовия контрольор. Тя включва
дали първичните документи съответстват на изискванията; дали посочените в искането и съпроводителните към него първични документи суми и стойности са правилно изчислени.

ОСНОВНА    ПРОЦЕДУРА    "ДЕЙСТВИЯ    ПРИ    НЕСЪОТВЕТСТВИЕ    ПРИ ПОЕМАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ / ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОД" - / ОП - 03/

Цели

Тази процедура регламентира общите правила за действие при несъответствия, които са получени в резултат на осъществени контроли при управлението на финансовата дейност в общината и има за цел предпазване и/или предотвратяване на несъответствия, незаконосъобразни действия и нежелани резултати.

Конкретните особености, както и правата и отговорностите на съответните сътрудници се регламентират посредством работните инструкции за действие при несъответствие към съответния елемент на СФУК.

Основни понятия

Несъответствие: Фактическа ситуация, резултат от действия по осъществяване на финансовата дейност и която се отклонява от предварителните изисквания, въведени от външни­те и вътрешните норми и открита от съответните контроли.

Контролни действия за съответствие:Разписани контролни действия (контроли), които са въведени с цел осигуряване на нормално, законосъобразно и ефективно осъществяване на дейността.

Анализ и оценка на несъответствие: Действия, чрез които се разкриват причините, степента и посоката на констатираните несъответствия.

Коригиращи мерки: Действия, предприети от ръководството, за предотвратяване и/или отстраняване на несъответствия, задължи­телни за изпълнение.

1. Описание на процеса.

- Контролни действия за съответствие ;

- Откриване на несъответствието;

- Анализ и оценка на несъответствието;

- Действия за незабавно отстраняване на несъответствието ;

 

- Изолиране на несъответствието;

- Действия за отстраняване на несъответствието/корекция/;

- Регистриране на корекцията.

2. Отговорности, изменение, абонамент.

За спазването и контрола на процеса отговарят Секретар на Общината; Гл. Счетоводител; Финансовият  контрольор; Вътрешен одитор; Директори на дирекции/ръководителите на отдели/звена/Заявители. Промените в тази основна процедура стават със Заповед на Кмета на Община Опака .

Копие от тази процедура се предоставя на всички отговорни лица, имащи отношение към процеса. За поддържането и измененията на процедурата отговарят Ст. специалист „Бюджет”, съвместяващ длъжността Финансов контрольор, Директорите на дирекции/ръководители на звенa.

 

 

 

 

 

 

 

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ "ДЕЙСТВИЯ ПРИ НЕСЪОТВЕТСТВИЯ ПРИ ПОЕМАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЯ ". / РИ 03-01/

Тази работна инструкция регламентира действията, които трябва да бъдат извършени от оторизираните служители при констатиране на несъответствия /отклонения/ при поемане на задължение в частта на проверките за съответствие и проверките при предварителния контрол.

 

Вид на несъответствието

Действия /Документ

Отговорни лица

1 .Несъответствие   в   оком­плектовката и   коректността на            съпроводителните документи към заявката. Нецелесъобразност на вида и размера на задължението.

1.1. Набелязва коригиращи мерки със срокове и отговорник за изпълнението им;

1.2. Контролира изпълнението им;

1.3. При нецелесъобразност отхвърля исканията.

Директор на Дирекция; Ръководител звено;

Отговорно лице.

2.Несъответствие с вътреш­ните актове; утвърдения бюджет; целите и приори­тетите  на  общината  и  на ресора в частност.

2.1. Несъгласуване на заявката;

2.2. Разпорежда   провеждането   на коригиращи      и/или      превантивни действия.  Документите се връщат на Заявителя   за доработване, като след отстраняване на пропуските заявката се съгласува .

Директори на дирекции

3.Липса   на    пълнота    по отношение на   съдържание и        окомплектовка        на документите  към  заявката за поемане на задължение.

3.1. Връща документите на Заявителя за отстраняване на несъответствието, като след отстраняването му заявката се регистрира;

3.2.Непълни заявки не се приемат за регистриране.

Финансов контрольор

Несъответствия при предварителния контрол.

 

Вид на несъответствието

Действия /Документ

Отговорни лица

1 .Несъответствие на задъл­жението с бюджетните па­раграфи (задължения от този вид не са включени в бюджетните параграфи, няма утвърдени средства в съответния бюджетен параграф)

1.1 Финансовият контрольор разглежда заявката за установяване характера на несъответствието и на възможностите      за      поемане      на задължението   от   други   бюджетни параграфи.

1.2. В   случай   на   невъзможност   за поемане  на  задължението  от  други параграфи решението се отразява в заявката       чрез    резолюция       "Не одобрявам" и полагане на подпис.

Финансов контрольор

 

 

 

 

Финансов контрольор

 

 

 

2. Липса на бюджетен кредит за поемане на задължението (размерът на задължението, което се поема, не е в рамките на утвърдения бюджетен кредит или липсва такъв)

2.1. Финансовият контрольор разглежда заявката за установяване на характера на несъответствието и на възможностите за поемане на задължението от средства по други бюджетни параграфи или от следващи тримесечия;

2.2. В случай на невъзможност за поемане на задължението от средства от други параграфи в рамките на дейността, решението се отразява в заявката чрез резолюция "Не одобрявам" .

2.3. Неодобрените                                      заявки                                  се

обобщават периодично като се преценява необходимостта от актуализация на бюджета, за което се изготвя предложение до Кмета. 2.4.След извършване на актуализация на бюджета и предвиждане на средства по съответния бюджетен параграф, задължението се поема;

2.5. При установяване на възможност за поемане на задължението със средства от други бюджетни параграфи, се изготвя предложение до Кмета за усилване на кредита по параграфа с недостиг за сметка на параграф с реализирани икономии

Финансов контрольор

3. Некомпетентност на

лицето, което поема задължението (лицето няма право да представлява общината и да управлява или да се разпорежда с имуществото) в случай на дадени пълномощия -нередовност по отношение валидност и обхват.

3.1.Финансовият контрольор

извършва проверката за компетент­ност и отбелязва несъответствието в заявката;

3.2.При невъзможност                        за

отстраняване на несъответствието, Финансовият контрольор отказва одобрение, като отразява решението си в заявката;

3.3.Ако поемането на задължението е по решение на ОбС, се взема решение за поемане на задължението.

 

Финансов контрольор

4. Не са изчислени правилно стойностите при поемане на задължението (има аритметични грешки при изчисляване на количествата или сумите)

4.1 .Заявката се разглежда от финансо­вия контрольор за установяване ха­рактера на несъответствието;

4.2. Заявката със съпроводителните документи се връщат на Заявителя за корекции;

4.3.След отразяване на корекциите за­явката се връща от Заявителя на фи­нансовия контрольор;

4.4.При невъзможност за отстранява­не на несъответствието, финансовият контрольор отказва одобрение, като отразява решението си в заявката.

 

Финансов контрольор

5.Не са спазени изисквани­ята на нормативните доку­менти    при    поемане    на задължение (не са спазени изискуемите процедури по нормативни документи за възлагане   на   обществени поръчки;    провеждане    на търгове; конкурси). Не са спазени изискванията на вътр. актове- Заповеди; Наредби; Правилници.

5.1.Финансовият контрольор отбеляз­ва несъответствието;

5.2.Заявката със съпровод. документи се връщат на Заявителя за корекции; 5.3.След   отразяване   на   корекциите искането се връща от Заявителя на финансовия контрольор за изразяване на становище;

5.4.При невъзможност за отстранява­не на несъответствието финансовият контрольор не одобрява заявката; 5.5.Решението се отразява в заявката

Финансов контрольор

6. Не е спазено изискването за валидиране при поемане на    задължение        (върху заявката    за    поемане    на задължението        не        са поставени   поотделно   или заедно   подписите   на   Гл. Счетоводител  и  Кмета на общината)

6.2.Финансовият контрольор в моти­вирано писмено становище до Кмета посочва      причините      за      отказа. 6.3.Кметът, в случай на несъгласие с отказа на фин. контрольор,   може да възрази писмено, като представи мо­тивираното си становище ведно със заявката на финансовия контрольор, който е длъжен да даде одобрение.

6.4. Даденото при това условие одо­брение   освобождава   от   отговорност фин. контрольор, като за случая той докладва   писмено   на   делегирания вътрешен                              одитор.

6.5. При отказ на Кмета да утвърди /валидира/   заявката   за   поемане   на задължение,  същата се архивира от финансовия     контрольор     в    досие "Невалидирани    заявки",    за    което уведомява Заявителя.

Финансов Контрольор

 

Кмет

 

 

 

 

 

Финансов Контрольор

 

 

 

 

Финансов Контрольор

Заявител

 

 

 

Изисквания към досие "Невалидирани заявки/искания" :

-    Досието се изготвя само за временно съхранение на заявките до вземане на
решение за тяхното по-нататъшно състояние или движение.

-    След вземане на решение за по-нататъшно движение, заявките се изваждат от
досието и се предава за валидиране или за архив.

-    Досието се съхранява при Финансовия контрольор, като след изтичане на
бюджетната година всички заявки, по които няма движение, се предават в
архива от финансовия контрольор.

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ "ДЕЙСТВИЯ ПРИ НЕСЪОТВЕТСТВИЯ ПРИ ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОД" /РИ 03-02/

Тази процедура регламентира действията, които трябва да бъдат извършени от оторизираните служители при констатиране на несъответствия /отклонения/ при извършване на разходи в частта на проверките за съответствие и при предварителния контрол.

Изисквания към досие "Невалидирани заявки/искания"

-   Досието се изготвя  за съхранение на невалидираните искания за извършване
на разход.

-    Досието се съхранява при финансовия контрольор, като след изтичане на
бюджетната година всички искания   се предават на Гл. Счетоводител, който ги
обобщава в общо досие и ги предава в архива.

- Досието съдържа всички невалидирани искания .

 

 

ЕЛЕМЕНТ 04 „СИСТЕМА НА ДВОЙНИЯ ПОДПИС”

 

Чл.23 Системата на двойния подпис е задължителна процедура, при която поемането на всяко задължение и извършването на всеки разход, независимо от размера им, се осъществява с полагането на подписите на Кмета на общината и Гл.счетоводител.

Чл.24 Системата на двойния подпис гарантира, че всяко поето    задължение и всеки извършен разход са предварително проверени от Кмета на общината и Гл.счетоводител.

(1). По чл.23 могат да се делегират със заповед на Кмета на Община Опака правомощия и на други лица във връзка със системата на двойния подпис в случай на отсъствие на титуляра;

(2). Системата на двойния подпис се прилага след упражнен предварителен контрол;

(3). При полагането на всеки подпис задължително трябва да се отбележи датата;

(4).Упражненият предварителен контрол не изключва отговорността на Гл.Счетоводител във връзка със задълженията му по Закона за счетоводството.

 

ЕЛЕМЕНТ 05 "ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ СЪГЛАСНО ЗОП"

 

Чл.25 Планирането на обществените поръчки за извършване на строителство, доставки , осъществяване на услуги или провеждане на конкурс за проект - обект на обществена поръчка по смисъла на чл. 3, ал. 1 от Закона за обществените поръчки /ЗОП/, за всички разпоредители с бюджетни кредити и ръководители на бюджетни звена се осъществява от Директора на Дирекция "СА" който води и регистъра за обществените поръчки.

Чл.26 Всяка обществена поръчка по реда на ЗОП се завежда в регистъра по обществени поръчки в Община Опака..

Чл. 27 (1) Откриването на процедурата за възлагане на обществена поръчка се извършва с решение на Кмета на Общината. Всички останали права и задължения на възложителя по организацията и провеждането на съответната процедура, установени в ЗОП, ППЗОП и другите нормативни актове в областта на обществените поръчки, се упражняват от ресорния заместник кмет и Директора на Дирекция "СА", както и при спазване изискванията на съответните оперативни програми, в случай че процедурата за възлагане на обществена поръчка е финансирана със средства от ЕС.

(2)          При второстепенните разпоредители, които не прилагат система на делегирани бюджети, откриването на процедурата за възлагане на обществена поръчка се извършва с решение на кмета на общината.

(3)          При училищата на делегиран бюджет откриването на процедурата за
възлагане на обществена поръчка се извършва с решение на директора на
училището, който упражнява правата и отговорностите на възложител, съгласно
ЗОП.

Чл. 28. В изпълнение на възложените му правомощия Директора на Дирекция "СА" :

1. Избира метод за определяне на стойността на договора за обществена
поръчка и не допуска разделяне на обществената поръчка с цел заобикаляне прилагането на ЗОП;

2.   Следи   и   отговаря   за   това,   дали   са   налице   предпоставките   за провеждане на вида на процедурата по ЗОП.

Чл. 29. Документацията, която Кметът на Общината одобрява с решението си за откриване на съответната процедура, следва да е предварително подписана на всяка страница от Директора на дирекцията, а когато обществената поръчка се отнася за строителство или конкурс за проект от Гл.специалист „ТС”, които с подписите си удостоверяват пред Кмета на Община Опака, че:

  1. са спазени всички изисквания на ЗОП по откриване на
    процедурата;
  2. са извършени необходимите действия по оптимално планиране и
    организация на всички процеси, касаещи провеждането на процедурата;
    1. са защитени в максимална степен интересите на Общината;

4. са заложени в документацията всички технически изисквания, касаещи обекта и предмета на поръчката.

Чл. 30. Към документацията по чл. 29 се прилага лист със съдържание на документите към нея, подписан от Директора на дирекцията, изготвил документацията или Гл. специалист „ТС”.

Чл.31. (1) Съгласува се решението за откриване на процедурата след полагането на подписите от лицата, посочени в чл. 30 с адвоката на общината. Той не носи отговорност за несъответствия на решението за откриване на процедурата и на документацията за провеждането й със ЗОП, ППЗОП и другите нормативни актове, ако тези несъответствия произтичат от факти и обстоятелства, непосочени в документацията за провеждането на процедурата.

(2) При подписване на договорите за възлагане на обществени поръчки, Директорът на дирекция „СА" и Гл. специалист „ТС” са длъжни да проверят дали са представени документите изискващи се съгласно чл. 42 от ЗОП.

Чл. 32. При възлагане на обществени поръчки по чл.14, ал.5 от ЗОП се спазва следната процедура:

(1) Кметът по своя преценка може да издаде заповед, с която да назначи комисия, която да изиска 3 ценови оферти.

(2) Директорът на Дирекция"СА" или Гл. специалист „ТС”, които подготвя изпълнението, следи и отговаря за това:

1.  избраният метод за определяне на стойността да не се използва с цел заобикаляне прилагането на ЗОП;

2.    да   не   се   допуска   разделяне   на   обществената   поръчка   с   цел
заобикаляне прилагането на ЗОП, включително при поетапно
строителство, когато завършеният етап не може да получи разрешение за
ползване като самостоятелен обект;

3.   да са налице предпоставките за прилагане на чл.14, ал.5 от ЗОП.

Чл. 34. Директора на Дирекция "СА":

1.  координира и контролира провеждането на обществени поръчки по
ЗОП и настоящата СФУКПС;

  1. контролира спазването на сроковете за провеждане на
    обществени поръчки;
  2. контролира спазването на сроковете за изготвяне и съгласуване на
    документациите, както и цялостния процес по провеждане на процедурите и
    архивиране им;

4.    осигурява   приемането   на   окомплектоването   от   отговорника   за
провеждане на процедурата досие;

  1. контролира срочното сключване на договор/и    с определения/те за
    изпълнител/и кандидат/и, съгласно изискванията на чл. 41 от ЗОП;
  2. контролира  своевременното   изпращане   на  информация до  Агенцията  по   обществените поръчки    за    вписване    в    Регистъра за   обществени    поръчки,    съгласно изискванията на ЗОП, а когато се изисква и до Официален вестник на Европейския съюз към  Европейската комисия.
  3. подготвя и изпраща до АОП в срок до 31 март на всяка година обобщена информация по образец за всички разходвани средства във връзка с обществени поръчки по чл.3, ал.1 от ЗОП когато са на стойност п чл.14, ал.4 и ал.5 от ЗОП.

 

 

 

 

ЕЛЕМЕНТ 06 „УПРАВЛЕНСКИ И ОРГАНИЗАЦИОННИ ПРОЦЕСИ”

Чл. 35. Включването на този елемент в структурата на СФУКПС има за цел чрез него да се гарантират управленските и организационните условия за документиране на всички операции и действия, свързани с финансовата дейност на общината. Постигането на тази цел изисква документацията да бъде пълна и точна, леснодостъпна за проверка и ползване и достатъчно ясна, за да се проследи всяка операция или всяко действие от възникването до приключването им.

1. Организационни процедури - структурата на Общината, подробно описана в Устройствения правилник за организацията и дейността на Общинската администрация се допълва с дефиниране и разпределение на отговорностите между отделните звена и служители, като се допълва и с нивата на докладване и процедурите за делегиране на отговорности в Общината, както следва:

А/ ОТГОВОРНОСТИ

КМЕТ НА ОБЩИНА ОПАКА

В съответствие с УПОДОА на Община Опака и чл.44 от ЗМСМА:

Полага подпис на документи за поемане на задължения след запознаване с контролния лист за предварителен контрол и подпис на Гл. счетоводител.

Полага подпис на документи за извършени разходи по системата на "Двойния подпис " и след запознаване с контролния лист за предварителен контрол.

 

ЗАМ. КМЕТОВЕ

Съобразно отговорностите им по чл.18 от УПОДОА на Община Опака и правомощията, делегирани им с писмена заповед на Кмета на Община Опака.

 

КМЕТОВЕ НА КМЕТСТВА

Съобразно с отговорностите им определени по чл. 21-24 от УПОДОА на Община Опака и правомощията делегирани им с писмена заповед на Кмета на Община Опака. Отговарят    за   съставянето    на   първичните    счетоводни    документи    и своевременното им представяне в счетоводството    на Община Опака за обработка и контрол.

 

СЕКРЕТАР НА ОБЩИНА

Съобразно отговорностите, определени в чл. 43, ал.  3  от ЗМСМА и    правомощията му делегирани с писмена заповед на Кмета на Община Опака.

 

ДИРЕКТОРИ НА ДИРЕКЦИИ

Съобразяват дейността си определена с чл. 25-28 от УПОДОА, правомощията делегирани им от Кмета на Община Опака и отговорностите определени със Системата за финансово управление и контрол и длъжностните им характеристики. Носят отговорност за изготвянето на всички документи за поемането на задължения или извършването на разходи, свързани с дейността на Дирекцията им и с парафа си гарантират тяхната достоверност и целесъобразност. Поднасят документите за проверка от юрист и от финансов контрольор за действията по провеждането на търгове ,възлагането на обществени поръчки и др. При установена от финансовия контрольор невъзможност за поемане на задължение / извършване на разход изпълняват предписанията му. Имат право на достъп до досиетата за поети задължения / извършени разходи над десет хиляди лева по реда определен с тази система. Носят отговорност за съхранението на пълния обем документация, свързана  с  възлагането  на  обществени  поръчки,  тръжни  и  др.  процедури свързани с работата на Дирекцията им. Представят пред финансовия контрольор писмено искане за извършване на разход, свързан с дейността на Дирекцията им.

ГЛ.СЧЕТОВОДИТЕЛ

Отговаря   за     достоверността  на  изготвяните   в   общината   финансово-счетоводни документи и отчети и спазване на счетоводната политика.Носи  отговорност за воденето  на Книгата за досиетата и организира съставянето им, отговаря за съхраняването на счетоводната информация.

СТ. СПЕЦИАЛИСТ "ЧОВЕШКИ РЕСУРСИ"

Носи отговорност за пълно окомплектоване и съхранение  на досиетата на служителите по трудови и служебни правоотношения в общинската администрация.

СТАРШИ  СПЕЦИАЛИСТ  "  ОБЩИНСКА  СОБСТВЕНОСТ      И УПРАВЛЕНИЕ НА СОБСТВЕНОСТТА”

Изготвя досиета на всички обекти, собственост на Община Опака. Оперативно организира всички процедури по стопанисване, управление и разпореждане с общинска собственост в рамките на делегираните му от Кмета на Община Опака правомощия и съхранява пълния обем документация свързана с тях. Предоставя на счетоводството цялостната информация за всички ДМА общинска собственост с необходимите данни, включително стойност за осчетоводяването им. Предоставя на Директора на дирекция „СА”  за парафиране всички документи, свързани с поемането на задължения / извършването на разходи, касаещи общинската собственост. Ежемесечно изготвя писмен доклад за нередовните наематели на търговски обекти и общински жилища, екземпляр от който представя на Кмета на Община Опака с предложение за вземане на управленски решения и на Гл. счетоводител за счетоводно отразяване на вземанията. Организира осъществяването на контрол върху задълженията на концесионерите. Контролира изпълнението на процедурите за продажба на общинско имущество по ЗОС и Наредбата за реда за придобиване,стопанисване,управление и разпореждане с общинско имущество на Община Опака.

ВТОРОСТЕПЕННИ РАЗПОРЕДИТЕЛИ С БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ

Изготвят вътрешни правила за организация на СФУК. Ежемесечно / до 5-   число на месеца / представят на Гл. счетоводител на Общината отчет за изразходваните бюджетни и извънбюджетни средства. Всяка бюджетна година със Заповед на Кмета на Общината на основание чл.28, ал.1 от ЗОБ се определят правата и отговорностите на длъжностните лица за разпоредител с бюджетни кредити от втора степен при функция"Образование".

Кмета на Община Опака не винаги може лично да осъществява задълженията, свързани с постигане целите на организацията. В тези случаи ЗФУКПС дава възможност на ръководителите да делегират правомощия, свързани с координацията и оперативното разпределение на задължения, касаещи осъществяването на управленската отговорност.

Делегирането включва възлагане на задължения, даване на права и изискване на отчетност/докладване. Правомощията могат да се делегират на длъжностни лица в администрацията , притежаващи необходимата компетентност и заемащи съответната длъжност, позволяваща им да осъществят адекватно делегираните им правомощия. Делегирането следва да се извършва в съответствие с действащата нормативна уредба. Длъжностните лица, на които са делегирани правомощия, не могат да ги преотстъпват без съгласието/одобрението/  на Кмета на общината. Делегирането не освобождава от отговорност Кмета  за изпълнението на делегираните правомощия. Делегирането трябва да е свързано с докладването, тъй като подобна обвързаност дава възможност на Кмета на Община Опака да упражнява контрол и да получава обратна информация от своите подчинени за работата им по изпълнение на възложените им задачи. Всеки трябва да докладва за това,  за което е отговорен. Следователно, докладването е задължението не само на кмета, а и на подчинените, на които са делегирани правомощия,  да се отчитат за постигнатото, като едновременно с това ръководителят може да прецени дали делегираните правомощия са правилно упражнени. В случаите на делегиране, Кмета на Община Опака  издава заповед, в която определя:

-                            Кои са длъжностните лица, които упражняват делегираните правомощия (самостоятелно или съвместно);

-                            Какъв е обемът на делегираните правомощия.  Не трябва да се допуска дублиране и/или празноти, които могат да окажат неблагоприятно влияние върху координацията и оперативността на работата. Не могат да се делегират правомощия, които делегиращият ръководител няма;

-                            Изискванията, свързани с отчитане на изпълнението на делегираните правомощия. Отчитането трябва да дава възможност на ръководителя да упражнява контрол и да получава обратна информация от длъжностните лица, на които е делегирал правомощия за изпълнение на възложените задачи;

-                            Изисквания, свързани с приемане на изпълнението на делегираните правомощия и освобождаване от отговорност;

Оттеглянето на делегираните правомощия се извършва със Заповед на  Кмета на Община Опака.

 

Осъществяване на управленската отговорност в организациите,

разпоредители с бюджетни кредити от втора и по-ниска степен

Когато към организациите по чл. 2 от ЗФУКПС съществуват организации, разпоредители с бюджетни кредити от втора и по-ниска степен, при осъществяване на управленската отговорност в тези организации се прилагат:

- тези вътрешни правила и процедури, с които горестоящият ръководител е задължен да запознае ръководителите на организации, разпоредители с бюджетни кредити от втора и по-ниска степен;

- допълнителни указания за осъществяване на управленската отговорност, издадени от горестоящия ръководител, съобразени със ЗФУКПС, с тези вътрешни правила и със спецификата на дейността на съответните организации разпоредители с бюджетни кредити от по-ниска степен. Липсата на допълнителни указания не е основание за неизпълнение на задълженията, произтичащи от ЗФУКПС.

Всеки ръководител на организация, разпоредител с бюджетни кредити от по-ниска степен, се отчита пред горестоящия разпоредител с бюджетни кредити за прилагането на тези вътрешни правила и процедури в съответствие със спецификата на организацията.

 

 

 

Управленска отговорност при програми и проекти, включващи повече от една организация и/или структура от публичния сектор

При управление на програми и проекти, които включват повече от една организация и/или структура от публичния сектор, съгласно чл. 6, ал. 2 от ЗФУКПС, ръководителите на тези организации следва да се споразумеят за обхвата на управленската отговорност, която всеки от тях носи. За изпълнение на това изискване кмета на Община Опака подписва споразумение, което следва да съдържа:

-ясно и конкретно формулиран обхват на управленската отговорност за всеки  отделен ръководител;

-начинът за осъществяване на координация между ръководителите във връзка с изпълнение на отговорностите;

-процесът на отчитане на изпълнението;

Споразумението се изготвя в писмена форма и се подписва от ръководителите на организациите. Споразумението може да бъде допълвано и/или изменяно само с допълнителни споразумения, изготвени в писмена форма и подписани от ръководителите.

 

Изисквания към ръководителите по отношение на управленската отговорност

В тези процедури са посочени изисквания, за изпълнението на които ръководителите носят управленска отговорност, в съответствие със ЗФУКПС.

Кмета на Община Опака следва да създаде необходимата организация за прилагане на тези изисквания, както и да контролира изпълнението им . За осъществяване на управленската си отговорност и в съответствие със спецификата на администрацията , ръководителят изгражда, развива и осигурява функционирането на следните пет елементи:

- контролна среда;

- управление на риска;

- контролни дейности;

- информация и комуникация,

- мониторинг, чрез които се осъществява финансовото управление и контрол. Тези елементи са взаимосвързани, допълват се и се отнасят до всички звена, дейности и процеси в администрацията.

Тези вътрешни правила  правят връзка между управленската отговорност и интегрираната рамка за контрол, която представляват петте елемента на финансовото управление и контрол. Следователно, при осъществяване на управленската си отговорност, Кмета на Общинска администрация – Опака прилага всички  методически указания и насоки, издадени от министъра на финансите  отнасящи се до финансовото управление и контрол.

 

Управленската отговорност и контролната среда

Контролната среда е компонентът на финансовото управление и контрол, определящ основните ценности, които трябва да се спазват в администрацията. Ръководителят на общинска администрация  следва да осигури изграждането на добра контролна среда, отнасяща се до: личната и професионална ангажираност на ръководството и служителите в администрацията; управленската философия и стил на работа; политиката по отношение на човешките ресурси; определянето на подходяща организационна структура; правилното разделяне на отговорностите и формулирането на ясни правила и нива на отчетност. Отговорност на кмета  е да създаде и развие такава контролна среда в администрацията, която да допринесе за постигане на целите и да изгради позитивно отношение на служителите към финансовото управление и контрол.

Кмета на Община Опака определя ясни  стратегически и оперативни цели. Целите следва да бъдат:

-конкретни и ясно дефинирани;

-измерими, т.е. да има ясно определени показатели за тяхното изпълнение;

-приети и разбираеми на всички нива в организацията;

-реалистични, т.е да са изпълними;

-дефинирани във времето – с определени крайни срокове.

Предпоставка за постигане целите на администрацията  е планирането, управлението и отчитането на публичните средства. Ръководителят следва да осигури система за планиране, управление и отчитане на публичните средства, по начин, който да дава разумна увереност за постигане целите на  администрацията. Важен фактор за осъществяване на дейността на администрацията и постигането на нейните цели е ефективното управление на персонала и поддържане нивото на компетентността му. Ефективното управление включва наличието на политики и практики, свързани с назначаването, въвеждането, обучението, оценката, съветването, повишаването, заплащането и служебната/трудовата дисциплина на персонала.

Съществен елемент от контролната среда е съществуването на подходяща организационна структура. Структурата на администрацията е определена рамка, в която се планират, изпълняват, контролират и отчитат дейностите за постигане на определените цели. Тя  е изградена по начин, който избягва дублиране на функции и липса на отговорни за определената дейност структури/служители.

Управленската отговорност на ръководителя включва и задължението му да въведе и осигури адекватното функциониране на дейността по вътрешен одит в администрацията , в съответствие с изискванията на Закона за вътрешния одит в публичния сектор.

От особена важност са действията на кмета на Община Опака, насочени към установяване на административни слабости, пропуски и нарушения, които създават предпоставки за корупция, измами и нередности. С цел минимизиране на тези рискове той следва да осигури прилагането на ефективни вътрешни правила, процедури и дейности за разкриване, регистрация, докладване, проверка и предприемане на действия/мерки за предотвратяване и/или коригиране на допуснатите несъответствия.

 

Управленската отговорност и управлението на риска

Следващ елемент на финансовото управление и контрол е управлението на риска. Цялостният процес по идентифициране, оценяване и мониторинг на рисковете, които могат да повлияят върху постигане на целите на администрацията  и въвеждането на необходимите контролни дейности, е с цел ограничаване на рисковете до едно приемливо равнище е управлението на риска.

По принцип целта на общинска администрация  е да се предостави услуга или да се осигури постигането на полезен резултат в интерес на обществото. Администрацията се сблъсква с множество рискове, които могат да повлияят на постигането на целите и. Отговорност на ръководителя е да идентифицира рисковете, да се оцени вероятността от настъпването им и техните последици и да реши какви действия да бъдат предприети, за ограничаване на рисковете до приемливо ниво. Процесът по управление на риска трябва да бъде неотменна част от процеса на управление. По този начин  се създават условия за оценка, подреждане на рисковете по приоритети и взема решение преди осъществяване на дейността. В изпълнение на управленската си отговорност Кметът  трябва да въведе система за идентифициране, оценка и управление на рисковете, застрашаващи постигането на целите на организациите.

 

Управленската отговорност и контролните дейности

Контролните дейности като елемент на финансовото управление и контрол включват политиките, правилата, процедурите и дейностите, насочени към намаляване на рисковете за постигане на целите на общинска администрация и допринасящи за изпълнение решенията на Кмета на Община Опака. Той в зависимост от идентифицираните рискове определя колко и какви контролни дейности да бъдат въведени в администрацията. Контролните дейности трябва да са адекватни и разходите за осъществяването им не трябва да превишават очакваните от тях ползи. Контролна дейност, изисквана от ЗФУКПС, е въвеждането на правила и процедури, осигуряващи опазване на активите и информацията на организацията от погиване, кражба, непозволен достъп и злоупотреба. Тази контролна дейност намалява  значително риска от неоторизирано използване на активите или загубата им. С тези правила и процедури следва да е запознае целия персонал на администрацията. Друг вид контролна дейност, определена от закона , е разделянето на отговорностите по начин, който не позволява един служител да има отговорност по одобряване, изпълнение, осчетоводяване и контрол, с цел минимизиране на рисковете от грешки, злоупотреби, нередности и нарушения.

Кмета на общината осигурява пълно, вярно, точно и своевременно осчетоводяване на всички операции. Негова отговорност е да обезпечи извършването на счетоводните операции в администрацията в съответствие с изискванията, установени в нормативните актове и в утвърдените вътрешни правила /процедури, свързани с осчетоводяването и отразяващи спецификата на съответната организация/.

 

Управленската отговорност и информацията и комуникацията

В изпълнение на управленската си отговорност ръководителят следва да изгради и прилага надеждни системи за информация и комуникация, включващи документиране на всички операции и действия и осигуряване на проследимост на процесите в организацията. Този елемент на финансовото управление и контрол включва и задължението на кмета да се отчита и ежегодно да докладва на министъра на финансите за състоянието на системите за финансово управление и контрол в Общинска администрация Опака.

 

Управленската отговорност и мониторинг

Сред елементите на финансовото управление и контрол се включва и мониторинга. Той представлява цялостен преглед на дейността по финансово управление и контрол в администрацията и има за цел да гарантира, че механизмите за контрол функционират според предназначението си и, че се променят по подходящ начин при промени в условията. Ръководителят следва да осигури текущо наблюдение и актуализиране на системите за финансово управление и контрол, докладване на резултатите от наблюдението и предприемане на мерки за подобряване. Когато е необходимо,  следва да се осигури извършването на специални оценки, насочени към адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол.

 

 

Б/ ДОСТЪП НА ДЛЪЖНОСТНИ ЛИЦА ДО ДОСИЕТАТА ЗА ПОЕМАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЯ ИЛИ ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОДИ.

Достъп до досиетата , по смисъла на този правилник имат:

Кмет

Зам. Кмет

Секретар

Финансов контрольор

Директорите на дирекции

Ползването на досиета става само по реда, определен с този правилник.

Отговорноста за воденето на Книгата за досиетата носи Гл. счетоводител.

 

Основна процедура "Управление на документи по СФУКПС"

Чл. 36. (1) Тази процедура регламентира управлението на документите, свързани с приложението на СФУКПС в общината.

(2)   Документ е всеки хартиен носител на задължителна, регламентирана
по СФУКПС или други законови или подзаконови актове информация, както и
електронни документи, подписани с универсален електронен подпис, съгласно
ЗЕДЕП.

(3)    Процедурата   "Управление   на  документи   по   СФУКПС"   обхваща
следните основни действия:

1. разработване и попълване на документи;

  1. проверка на документи;
  2. идентифициране на документи;
  3. утвърждаване и пускане на документи;
  4. завеждане или регистриране на документи;
  5. съхранение на контролиран документи;
  6. изменение на документи.

ЕЛЕМЕНТ 07 „ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА”

Чл.37 (1) Документооборотът по смисъла на СФУКПС е движение на счетоводните и другите документи, обслужващи бюджетния процес, от момента на тяхното съставяне или получаване до окончателната им обработка, предаване за използване и съхранение.

(2)  Организацията на документооборота е регламентирана с утвърдени
правила   за   документооборота,   които   са   разработени   в   съответствие   с
изискванията   на   Закона   за   счетоводството,   Сметкоплана   на   бюджетните
предприятия и другите нормативни документи, уреждащи документирането на
бюджетните   дейности   и   операции.   Тези   правила   са съобразени със специфичните особености на общината и обхващат движението
на документите по всички дейности от ЕБК, както и
счетоводното отчитане на следните отчетни групи:

1. "Бюджет"

  1. "Сметки за средства от Европейския съюз"
  2. "Други сметки и дейности"

(3)  Правилата за документооборота на счетоводните документи отразяват
и движението на документите между дирекциите. Те са неразделна част от настоящата система за финансово управление и контрол.

 

 

 

ЕЛЕМЕНТ 08 „УПРАВЛЕНИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ И ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТНАТА ЗАПЛАТА”

Чл.38. Секретарят на общината ръководи и контролира цялостния процес по разработване, утвърждаване и актуализиране на длъжностните характеристики.

Чл.39. Директорите на Дирекции организират и контролират разработването и актуализирането на длъжностните характеристики на служителите в ръководените от тях дирекции.

Чл. 40. Задълженията и отговорностите на длъжностните лица по прилагането на СФУКПС, се вписват в длъжностните характеристики.

Чл. 41. Старши специалист"ЛС" осигурява методическа, организационна и техническа подкрепа на всички дейности по разработване и актуализиране на длъжностните характеристики.

Чл. 42. Кметът осигурява цялостната организация по ежегодното оценяване на трудовото изпълнение на всеки служител в общинската администрация съгласно Наредбата за условията и реда за атестиране на служителите в държавната администрация.

Чл. 43. Атестирането преминава през следните три етапа:

1. изготвяне и съгласуване на работен план в началото на периода;

  1. междинна среща в средата на периода;

3.   заключителна среща и  определяне  на обща оценка на трудовото
изпълнение в края на периода и обвързване с индивидуалното възнаграждение.

Чл. 44. Повишаване квалификацията на служителите се извършва по годишен план за общо и специализирано обучение, който следва да бъде обвързан със заложените по бюджета средства за съответната година.

Чл.45. Етичен кодекс на служителите

Има разработен Етичен кодекс определящ етичните правила на поведение на служителите в администрация и има за цел да укрепи общественото доверие в морала и професионализма на служителите, както и да повиши престижа на общинското управление.

ЕЛЕМЕНТ 09 „СТРАТЕГИЯ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА РИСКА”

ЦЕЛ НА ПРОЦЕДУРАТА

Чл. 46 Целта на тази процедура е определяне на етапите по управлението на рисковете-оценка на вероятността от настъпването на рисковете, тяхното влияние и вземане на решение какви мерки трябва да се предприемат и какви контролни дейности да се организират за да се ограничат рисковете до едно приемливо равнище.

Процеса на управление на риска допринася за доброто ръководене на организацията и постигане на разумна увереност, че целите й ще бъдат постигнати.

ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ

Чл.47 Риск е възможността да настъпи събитие, което ще повлияе върху постигането на целите на организацията. Рискът се измерва с неговия ефект и вероятността от настъпването.

Управление на риска е процесът по идентифициране, оценяване и мониторинг на рисковете които могат да повлияят върху постигане на целите на организацията и въвеждането на необходимите контролни дейности, с цел ограничаване на рисковете до едно приемливо равнище.

Идентифицирането и анализа на рисковете е ключов елемент на Системата за финансово управление и контрол. Рисковете трябва да се определят по отношение на всяка една конкретна операция или дейност. Това позволява оценка на рисковете по дирекции, отдели, звена, функции или операции. Оценката на рисковете по дейности позволява поддържането на едно приемливо за организацията ниво на риск. След идентифицирането на основните рискове, те могат да бъдат анализирани в контекста на конкретни задачи, функции и операции.

Контролирането на рисковете са правилата, процедурите и действията насочени към намаляване на рисковете за постигане на целите на организацията, и допринасящи за изпълнение на решенията на ръководителите.

Основните цели на организацията произлизат от нейните основни дейности. Те включват основни насоки за развитие от една страна, предвид ресурсите с които разполагат отделните структурни единици и от друга страна приоритетите на дейността на самата организация.

Целите се класифицират в три основни категории:

-                            оперативни – целите отнасящи се за отделните операции и са пряко свързани с практическото изпълнение на операциите и оптимизирането на процесите. Тук се включват целите по отношение степен и качество на изпълнение на задачите, опазване на активи и ресурси от загуби и др.;

-                            цели свързани с финансовата информация – целите пряко свързани с изготвянето на достоверни и надеждни счетоводни и финансови отчети;

-                            цели за съответствие – целите отнасящи се до прилагането на законовите и подзаконовите нормативни актове;

ЕТАПИ НА ПРОЦЕДУРАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА РИСКА

Определяне на рисковете

Чл. 48 Определянето на рисковете е един постоянен процес, който обикновено започва с планирането на дейността и продължава през отделните етапи от реализацията на тази дейност. Рисковете следва да бъдат определени в контекста на конкретни ситуации. Необходимо е да се обърне сериозно внимание на проблемните области за постигане целите на организацията. Основните рискове, които трябва да се идентифицират и управляват са свързани с:

-                            постигане на определените стратегически и оперативни цели;

-                            показателите за оценяване на степента и точността на изпълнение на задачите;

-                            спазването на нормативната уредба на различни политики и процедури въведени в организацията;

-                            финансирането на организацията и наличието на бюджетни ограничения.

Постигането на определените цели може да бъде повлияно от външни и вътрешни фактори. Някои от външните фактори оказващи влияние са: приемането на нови закони и подзаконови нормативни актове или стандарти, природни бедствия или форсмажорни обстоятелства, икономическото развитие и развитието на технологиите.

Вътрешните фактори оказващи влияние могат да се обобщят в следните групи: временно нефункциониране на информационните системи; професионалния опит и компетентност на персонала, качеството на методите за обучение и стимулиране на същия; промени в отговорностите на ръководството; характерът на дейностите и възможностите за достъп до активите.

С цел да се минимизират значимите рискове, процедурата по определяне на рисковете трябва да се извършва независимо от процедурата за оценка вероятността от настъпването на един или друг риск. Рисковете трябва да се определят по отношение на всяка една конкретна операция или дейност.Ръководителите на всяко ниво в организацията отговарят за определянето на рисковете на съответното ниво и се отчитат пред горестоящия ръководител за своята дейност.

Анализ и оценка на риска

Чл. 49 След идентифицирането на рисковете е необходимо да се извърши анализ на същите както на ниво организация, така и на ниво отделни операции и дейности.

Анализа на риска включва следните етапи:

-                            оценка на последиците от риска;

-                            оценка на вероятността от настъпване на риска;

-                            оценка на мерките които следва да се предприемат.

Рисковете трябва да бъдат оценени като се определи степента на риска която ръководството на организацията  е готово да приеме. Анализа и оценката на риска са най-ефективни тогава когато  позволяват идентифициране на всички ключови за дейността операции и процедури, които включват възможността за настъпване на съществени потенциални рискове.

При оценката на риска трябва да се има предвид съотношението на разходите за въвежданите контролни дейности към разходите свързани с възникване на рисковото събитие.

Вземане на решение за подходяща реакция на риска /контролиране на риска/

Чл. 50 Решенията за реакцията на риска трябва да се вземат успоредно с идентифицирането на количеството риск което може да се толерира. Ръководството трябва да има предвид, че количеството риск което организацията е готова да приеме е свързано с поставянето на голям брой цели, които в даден момент може да се окажат непосилни за капацитета на организацията. Ръководителят трябва да избере един от по-долу изброените начини за отговор на риска, застрашаващ целите на организацията:

-                            ограничаване на риска – изграждат се контроли предоставящи разумна увереност за ограничаване на риска в приемливи параметри в зависимост от значимостта на риска и съобразно разходите за въвеждане на контролите. Тези рискове следва да се наблюдават периодично;

-                            прехвърляне на риска – при твърде висок риск, ръководителя може да го прехвърли към друга организация /напр. застраховането; сключване на споразумение с друга организация, по силата на което се прехвърля дейността на другата организация заедно със съответните рискове/;

-                            толериране на риска – тази реакция е възможна, ако определените имат незначително влияние върху постигане на целите или ако разходите за предприемане на действия са непропорционални на потенциалните ползи. Тези рискове следва да бъдат постоянно наблюдавани.

Мониторинг на процеса по управление на риска

Чл. 51 Процеса по управление на риска изисква системно наблюдение и докладване за състоянието му с цел да се следи до колко рисковете се управляват успешно, т.е. дали контролните дейности наистина минимизират съответните рискове и дали се постигат целите застрашени от тези рискове. Ръководителят на организацията въвежда система за вътрешно докладване относно идентифицираните рискове при спазване на изискванията за своевременност, периодичност и изчерпателност. Тази система следва да гарантира, че структурните звена в организацията периодично докладват за установените рискове и за дейностите предприети като реакция на риска. Мониторинга на всички значими рискове следва да се докладва на ръководителя на организацията.

 

МАТРИЦА ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ ПРАВАТА И ОТГОВОРНОСТИТЕ В ПРОЦЕСА НА УПРАВЛЕНИЕ НА РИСКА

Длъжност

 

Дейност

Кмет

Зам. кмет

Секретар

Директор дирекция

Експерт

Идентифициране на рисковете

Х

Х

Х

Х

Х

Анализ и оценка на рисковете

Х

Х

Х

Х

 

Вземане на решение

Х

 

 

 

 

Мониторинг

Х

Х

Х

 

 

 

ЕЛЕМЕНТ 10 „МОНИТОРИНГ”

Чл. 52 Мониторинга е преглед на дейността на общинската администрация, който има за цел да оцени качеството на извършената работа за определен период от време, както и ефикасността на контрола. Чрез мониторинга се обръща основно внимание на състоянието на вътрешния контрол и постигнатите от администрацията стратегически, оперативни и ежедневни цели.

Всички служители от администрацията периодично се информират и запознават с главната цел, произтичащите от нея подцели, отговорности и нивото на приемливия риск.

Мониторинга се осъществява чрез рутинни дейности:

- Текущ мониторинг: той включва преди всичко мониторинг на вътрешния контрол и е вграден в нормалните, повтарящи се текущи дейности на Общинска администрация – Опака. Той включва рутинните дейности свързани с управлението, наблюдението и други действия, извършвани от служителите на администрацията при изпълнението на техните задължения. Текущият мониторинг обхваща всички компоненти на вътрешния контрол и всички дейности, насочени срещу нередовните, неикономичните, неефективните и неефикасните системи за вътрешен контрол;

- Специални оценки: техният обхват и честота зависи основно от оценката на риска и ефективността на текущия мониторинг. Конкретните специални оценки включват оценка на ефективността на системата за вътрешен контрол и с помощта на предварително установени методи и процедури гарантират, че вътрешния контрол постига желаните резултати;

-Общинска администрация – Опака ще прилага комбинираният подход от съчетаване на двата подхода, а именно текущ мониторинг и специални оценки. Всички недостатъци и грешки установени при прилагането на комбинираният подход периодично се свеждат до знанието на ръководния състав или лицата които са в състояние своевременно да предприемат необходимите и адекватни за разрешаването им мерки;

Системата за  Финансово управление и контрол има за цел правилното документиране, законното и правомерно извършване на финансовите операции, с цел гарантиране на икономичност, ефективност и ефикасност на управлението. С тази си дейност СФУК допринася  за подобряване на финансовото управление на средствата на Община Опака на всички равнища, с цел да се гарантира възможно най – доброто използване на паричните средства.

Мониторинга, включва периодичността на прегледите на системите/първостепенни и второстепенни разпоредители с бюджетни кредити/, а също така и мониторинг на предприетите коригиращи действия. СФУК има за цел да се проверява законността и правомерността на приходите и разходите, да се даде потвърждение и увереност в разумното финансово управление, което означава , че средствата са били използвани  по икономичен и ефективен начин.           Системата за финансово управление и контрол, разделя отговорностите по начин, който не позволява един служител едновременно да има отговорност по потвърждаване, изпълнение, осчетоводяване и контрол. Прилага се системата за двоен подпис, която не разрешава поемането на финансови задължения или извършване на плащане без подписите на ръководителя на организацията и главния счетоводител или друго лице, отговорно за счетоводните записвания. Осъществява се предварителен контрол за законосъобразност, текущ контрол и последващ контрол.

Изградената система за финансово управление и контрол е сведена до знанието на всички служители с ясни и точни указания и разпореждания по отношение на ролята и отговорностите им  във връзка с финансовото управление и контрол. Документират се всички операции и процеси , с цел осигуряване на адекватна одитна пътека за проследяване и наблюдение.

Мониторингът се осъществява основно чрез - текущо наблюдение, самооценка,  вътрешни одити.

Целта на мониторинга е да се оцени адекватното функциониране на Системата за финансово управление и контрол и да се гарантира навременното актуализиране при промени в условията.

 

ЕЛЕМЕНТ 11 „ИНФОРМАЦИЯ И КОМУНИКАЦИЯ”

 

Чл. 53 Информацията е съвкупност от данни относно събития, които имат значение за осъществяване на дейността в Общинска администрация – Опака. Информацията е необходима на всички нива на дейност и е основа за осъществяване на комуникация, необходима за ефективно изпълнение на възложените задачи. При изпълнение на поставените цели и задачи, администрацията създава, обработва, използва, съхранява и предоставя  информация.

В общинска администрация е изградена информационна система, която дава възможност за вземане на правилни управленски решения, за точно и прецизно изпълнение на задълженията и за изготвяне на навременни и достоверни доклади относно дейността.

Изградената информационна система , чрез която се събира и разпространява информация, позволява на всяко длъжностно лице в администрацията да изпълнява задълженията си.

Информационна система осигурява своевременно запознаване на служителите от администрацията с точни и конкретни указания и разпореждания във връзка с техните задължения при осъществяване на вътрешния контрол.

В Общинска администрация – Опака има изградени системи за вътрешна и външна комуникация.

- системата за вътрешна комуникация  е  предаване на информация  от долу нагоре по йерархията. Ръководството  получава своевременна, уместна, актуална, точна и вярна информация за цялата дейност на администрацията. От своя страна ръководството уведомява служителите каква информация му е нужна за вземане на правилни  управленски решения. От ключово значение е доброто взаимодействие и своевременната информираност  между различните структури, дирекции,отдели и служители, намиращи се на едно йерархично ниво. Системата за вътрешна комуникация е разделена на две нива : вертикална вътрешна комуникация и хоризонтална вътрешна комуникация.

- системата за външна комуникация е между администрацията с други организации от публичния сектор, граждани и неправителствени организации, медии и представители на частния бизнес. Външната комуникация внася допълнителна яснота  относно функционирането на системата за вътрешен контрол и постигане на поставените цели на администрацията. Елементи от системата за външна комуникация са ползването на   Правно информационните системи “Сиела” и абонаменти за специализирани издания.

ЕЛЕМЕНТ 12 „ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ И МЕРОПРИЯТИЯ ЗА ПОДОБРЕНИЕ”

Чл. 54. Вътрешният финансов контрол на общината, като първостепенен разпоредител с бюджетни кредити, е част от системата за финансово управление и контрол на общинските финанси и се осъществява независимо по време и обхват от режима на действия на вътрешния одит, и други оторизирани държавни органи.

Основната задача на вътрешния финансов контрол е предотвратяването, констатирането и отстраняването на финансови нарушения, възстановяването на свързаните с тях вреди и загуби на бюджетни средства, както и разкриването на резерви и допълнителни финансови средства за общинския бюджет.

Вътрешният финансов контрол е последващ и обхваща действия и мерки, които се извършват периодично или при сигнал за нарушение с цел своевременно да се открият и предотвратят незаконосъобразни действия и операции, злоупотреби, разхищения и грешки.

Вътрешният финансов контрол се упражнява и след ревизии и проверки на оторизирани органи на държавен финансов контрол за вземане на мерки и действия за отстраняване на констатираните нарушения в ревизионните актове, както и при установени вреди.

Кметът, в правомощията си съгласно ЗМСМА, издава заповед за вземане на мерки и предприемане на действия за отстраняване на нарушенията, в случай на злоупотреби и вреди за реализация на ограничена имущества отговорност и наказание на виновните длъжностни лица, съгласно трудовото законодателство и Закона за държавния служител.

Вътрешният финансов контрол обхваща всички документи и действия, свързани с осъществяване на законосъобразна финансова дейност в следните направления:

  1. Събиране на собствени приходи по бюджета;
  2. Усвояване на целевите субсидии;
  3. Разходване на бюджетни кредити по функции и дейности;

4.   Набиране  и  разходване  на  средства  по  извънбюджетни  сметки  и
фондове;

5.  Отчитането на бюджетните и извънбюджетни средства;

6.   Разходване на средства по дейности, финансирани по програма от
Европейския съюз и други международни фондове;

7.  Прилагане на Закона за общинската собственост и Наредбата за реда за
придобиване, управление и стопанисване с общинско имущество;

8.    Финансови   взаимоотношения   с   търговските   дружества   със   100%
общинско участие;

9.  Изпълнение на приватизационната програма.

На база на анализа от контролната дейност се изготвя предложение и предписание за вземане на управленски решения.

Второстепенните разпоредители носят отговорността за въвеждането и функционирането на СФУКПС в своята организация.

ЕЛЕМЕНТ 13 „САНКЦИИ И АДМИНИСТРАТИВНИ НАКАЗАНИЯ”

Чл. 55 За неспазване на настоящите правила, по предложение на Зам.-кмет, Секретаря на общината и Директорите на дирекции на виновните лица се налагат глоби по реда на Закона за административните нарушения и наказания.

Чл. 56 При установяване на виновни нарушения всеки служител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, съгласно разпоредбите на Кодекса на труда и Закона за държавния служител.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

1 .Вътрешният финансов контрол, в частта на задълженията и отговорностите му относно разходването на бюджетни средства, обхваща документите и действията, свързани с изпълнението и контрола на Системата за финансово управление и контрол / СФУКПС/ на Община Опака.

2. Вътрешният финансов контрол изпълнява задачи, свързани със СФУКПС, в
следните направления:

2.1. Предотвратяване, констатиране и отстраняване на финансови нарушения и възстановяване на свързаните с тях вреди и загуби на бюджетни средства.

2.2.Контрол на действията и на счетоводните документи на разпоредителите с бюджетни кредити относно фактическото разходване на бюджетни средства по дейности и параграфи /съответствие между разрешен разход- извършен разход-осчетоводен разход/, както и спазването на елементите, процедурите и работните инструкции на СФУКПС /при второстепенните разпоредители/.

3.         Второстепенните разпоредители организират своята работа по прилагане на системата    за    финансово    управление    съгласно        нормативните    актове,
разпоредбите на СФУКПС на Община Опака.

 

4. Системата за финансово управление и контрол на Община Опака е система от "отворен тип"- за гарантиране на ефективното й действие същата подлежи на непрекъснато поддържане, одитиране и допълване с нови структурни елементи.

Неразделна част от Системата за финансово управление и контрол на Община Опака са следните приложения:

Типови документи - образци:

-    ДОК 03 "Искане за извършване на разход";

-    ДОК 01 "Заявка "

-    ДОК 02 " Заявка за поемане на задължение";

4.  Промени в Системата за финансово управление и контрол на Община Опака се приемат със Заповед на Кмета на Община Опака