ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА

ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ

ПО ВЪЗЛАГАНЕ   И  ИЗПЪЛНЕНИЕ

НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

ОБЩИНА ОПАКА

ГЛАВА ПЪРВА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Раздел І

ОБХВАТ

 

 

Чл. 1. С тези Вътрешните правила се уреждат:

1/ Условията и редът за провеждане на процедурите по възлагане на обществени поръчки от Община Опака;

2/ Редът на завеждане, съхранение и ползване на документацията по възлагане на обществените поръчките от Община Опака ;

3/Отговорностите на длъжностните лица и структурни единици в процеса на стартиране и провеждане и приключване на процедури за възлагане на обществени поръчки;

4/ Ред за стартиране и провеждане на процедури;

5/ Отговорности на длъжностните лица по отчитане изпълнението на сключените договори по ЗОП при първостепенния разпоредител и при приемащите  резултатите от изпълнението на договорите.

7/ Редът за отчитане на извършената работа от служителите на общинска администрация, контролиращи и/или участващи в изпълнението на договорите, чрез оказване на съдействие на изпълнителите или приемащи резултатите от изпълнение на договорите.

Чл. 2. (1)|Регламентираните в настоящите вътрешни правила правомощия, функции и процедури се основават на принципите на ЗОП, като доразвиват нормативната регламентация, възприета в този нормативен акт и в подзаконовата нормативна уредба в областта на обществените поръчки.

(2) Възлагането на обществени поръчки се провежда в съответствие с разпоредбите на ЗОП и ППЗОП както и на останалите действащи нормативни актове, уреждащи отношения във връзка с възлагането и изпълнението на обществени поръчки.

 

Чл. 3. Вътрешните правила се прилагат от всички длъжностни лица, които имат задължения по изпълнението на дейностите, включени в тях.

Раздел ІІ

ДИРЕКЦИИ И ОТДЕЛИ, ОТГОВАРЯЩИ ЗА ПРОВЕЖДАНЕ И

ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЦЕДУРИТЕ ПО ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Чл. 4. Кмет:

1/ По силата на чл. 7 от Закона за обществените поръчки /ЗОП/ кметът на община Опака е Възложител на обществените поръчки, провеждани от община Опака

2/ Отговаря за цялостна защита интересите на Община Опака и упражнява правата на Възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки и Правилника за прилагане на закона за обществените поръчки;

3/ Подписва заповедта за откриване на процедурата и утвърждава изготвената документация и обявлението за обществената поръчка след тяхното съгласуване по реда, определен с настоящите вътрешни правила;

4/ Подписва заповедта за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите;

Подписва заповедта за удължаване на срока за подаване на предложения;

5/ Утвърждава протокола от работата на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите;

6/ Подписва заповедта за класиране и определяне на изпълнител на
обществената поръчка, респективно - заповедта за прекратяване на процедурата;

7/ Подписва договорите за възлагане на обществена поръчка;

8/ Подписва поканите за участие;

9/ Подписва писмата за уведомяване на участниците в процедурата по процедурни въпроси, както и всички други документи, необходими за законосъобразното провеждане на обществените поръчки;

10/ Със заповед определя длъжностно лице, което да изпълнява функциите на възложител при невъзможност за изпълнението им. В заповедта се посочва периодът, в който определеното или повече длъжностно лице ще изпълнява тази функция, както и ресорът/програмата/проектът, по който ще отговаря.

Чл. 5. Заявители на обществена поръчка са:

1/ всяка дирекция на Общинска администрация- при възникване на необходимост от провеждане на обществена поръчка;

2/ Всеки един разпоредител с бюджетни кредити от по-ниска степен, определен с решение на Общинския съвет, предложен от кмета на общината;

3/ Гл.счетоводител на Общината – за всички подадени при него заявки за доставка на стоки и услуги, съгласно стойностите, определени в съответствие с разпоредбите на  ЗОП;

4/ Училища- които по смисъла на чл. 7, т.3 от ЗОП са възложители на обществени поръчки, в случай, че не са упълномощили първостепенния разпоредител да провежда процедурите от тяхно име.

5/ Всеки заявител подготвя заявка за обществената поръчка, като минималното съдържание, което трябва да има, е мотиви за възникналата необходимост, стойност, период, за който ще бъде сключен договор след избор на изпълнител и всички факти, които ще допринесат за законосъобразния избор на вида процедура.

Чл. 6. 1/ Всяка година до 15 февруари всички звена- заявители представя обобщена информация за обществените поръчки, които ще се провеждат през текущата година.

2/ Заявяването на поръчките, включени в годишния план- график, не задължава Възложителя те да бъдат проведени. При възникнала необходимост от провеждане на процедури, които не са включени в графика, няма законова пречка те да бъдат проведени при спазването на сроковете по чл. 64 от ЗОП

Чл. 7.  Заместник-кмет / в зависимост от ресора за който отговаря/:

1/ Определя отговорник по процедурата (име и длъжност) и срок (в работни дни) за изготвяне на документацията и обявлението за обществената поръчка (в зависимост от спецификата, предмета на обществената поръчка и мястото на реализирането им);

2/ Упражнява цялостен контрол върху дейностите, свързани с възлагане на обществени поръчки;

3/ Контролира спазването на сроковете от графика за провеждане на обществени поръчки;

4/ Контролира сроковете за подаване на информация за обществените поръчки съгласно изискванията на ЗОП и ППЗОП;

5/ Контролира процеса по откриване и провеждане на процедурите за обществени поръчки;

6/  Контролира срочното сключване на договор с определения за изпълнител  кандидат, съгласно изискванията на чл.41 от ЗОП;

7/   Контролира процеса на архивиране на досиетата за обществени поръчки;

8/ При невъзможност да се осигури служител с подходящата квалификация за изготвяне на технически спецификации по обществената поръчка, се назначава експерт от списъка на АОП.

Чл. 8. Главен счетоводител :

1/ Писмено съгласува всички договори за възлагане на обществена поръчка относно разходната им част;

2/ Контролира своевременното внасяне на гаранцията за изпълнение;

3/ Контролира финансовото изпълнението на договорите;

4/ Контролира срочното връщане на гаранциите за участие на кандидатите/ участниците за обществени поръчки, както и гаранциите за изпълнение по изпълнени договори, съгласно изискванията на ЗОП и договора за изпълнение;

5/ Съхранява финансовото досие след приключване на процедурата за обществена поръчка.

Чл. 9. Финансов контрольор :

1/ Отговаря за законосъобразността на поеманите задължения и извършваните разходи в Община Опака;

2/ Осъществява предварителен контрол преди:

а) откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка относно възможността за осигуряване на необходимия финансов ресурс;

б) извършване на разходите по договорите по ЗОП

3/ Проверява текущо и след приключване на процедурата за обществена поръчка окомплектоването на финансовото  досие и го предава на гл. счетоводител за съхранение;

4/ След приключване на процедура за обществена поръчка, финансирана по програма на ЕС, досието се предава от счетоводителя на проекта на финансовия контрольор за попълване на същото с оригиналите на разходооправдателни документи.

 

 

Чл. 10. Директор дирекция “Специализирана администрация”:

1/ Отговаря за правилното определяне на правните основания за стартиране на процедурите и законосъобразното им провеждане с оглед запазване интересите на Общината и недопускане нарушаване на разпоредбите на ЗОП и ППЗОП;

2/  Обобщава заявките за провеждане на обществени поръчки, постъпили от заявителите и въз основа на общата заявка изготвя в срок до 25.02 на текущата година график за провеждане на обществените поръчки.

3/ Подготвя и осигурява изпращането на уведомителни писма до определените в ЗОП държавни органи с необходимата информация;

4/ Организира  процеса на изпращане на съобщение до средствата за масово осведомяване за всяка обществената поръчка след публикуване на обявлението в Регистъра на обществените поръчки. Следи за стриктното спазване на изискването за съдържание на съобщението- в него се посочват най-малко предметът на обществената поръчка и датата на публикуване на обявлението в Регистъра на обществените поръчки и не може да се включва информация, която не се съдържа в обявлението

5/ Организира  процеса на закупуване на тръжна документация.

6/ Организира комплектоването и изпращането на отговори по постъпили запитвания от кандидати, закупили документация за участие в процедурата за възлагане на обществена поръчка;

7/ Изготвя уведомителни писма до участниците/кандидатите с информация за класирането в проведената процедура, респективно удължаване на срока за подаване на предложения или прекратяване на процедурата;

8/ Подготвя заповед за назначаване на за разглеждане, оценка и класиране на офертите. Осигурява място за провеждане на откритите заседания на комисията по време на провеждане на процедурата;

9/ Уведомява състава на за разглеждане, оценка и класиране на офертите, мястото и часа на провеждане на откритите заседания;

10/ Подготвя бланки-декларации по чл.35, ал.3 от ЗОП;

11/  Подготвя бланка "Списък на присъстващите кандидати;

12/ Изготвя заповедта за класиране и определяне на изпълнителя/те на обществената поръчка, съгласно утвърдения протокол;

13/ Изготвя проект на договор;

14/ Организира своевременното изпращане на информация за всеки сключен договор за обществена поръчка до Агенцията по обществените поръчки за вписване в Регистъра за обществени поръчки, съгласно изискванията на чл.44, ал.1 от ЗОП;

15/ Организира своевременното публикуване на информацията в хода на процедурата на Профила на купувача на сайта на общината, в обхват, в съответствие със ЗОП

17/ Отговаря за воденето на регистъра за обществените поръчки на Общината;

18/ Отговаря за изготвянето и комплектоването на досието за всяка обществена поръчка. След приключване на процедурата проверява окомплектоваността на            цялото досие и го архивира. Назначава със заповед служител, който да отговаря за съхраняването на досиетата.

Чл. 11. Отговорности на за разглеждане, оценка и класиране на офертите:

1/  Води протокола от заседанията на комисията;

2/ Подготвя бланки за оценки, съгласно утвърдената документация и методиката за оценка на офертите ;

3/ Подготвя  протокола от работата на комисията с предложение за класиране, респективно удължаване на срока за подаване на предложения или прекратяване на процедурата;

Чл. 12. Председател на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите:

1/ Води заседанията и ръководи работата на комисията с оглед запазване интересите на Общината;

2/ Отговаря за законосъобразното и в съответствие с утвърдената документация провеждане на процедурата;

3/ Отговаря за срочното извършване на оценката на постъпилите предложения, съгласно заповедта за назначаване на комисията;

4/ Подписва листа за оценка;

5/ Следи за спазване на сроковете, установени в закона;

6/ организира работата на комисията, така че тя да приключи работа в предвидения в Заповедта за назначаването й срок;

7/ При необходимост- изготвя проект на заповед, с която да бъде удължен срокът на работата на комисията, като в доклада до Възложителя мотивира тази необходимост.

Чл. 13. Технически лица (експерти):

1/ Разглеждат постъпилите технически предложения, допуснати до оценка и извършват техническа оценка, съгласно методиката за оценка на офертите от утвърдената документация, с изключение на случаите на процедурите на договаряне, в които случаи участват в преговорите с поканените кандидати;

2/ При процедури на договаряне разглеждат техническото/те предложение/я на кандидатите и договарят техническите параметри за изпълнението на обществената поръчка и сроковете за изпълнение с оглед запазване интересите на Общината;

3/ При невъзможност да се осигури служител с подходящата квалификация за участие в комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите по обществената поръчка, се назначава експерт от списъка на АОП. Експертът, който ще вземе участие в комисията, следва да бъде различен от този по чл.7, ал. 8 от Вътрешните правила

3/  Подписват листа за оценка.

 

 

ГЛАВА ВТОРА

РЕД ЗА СТАРТИРАНЕ И ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ЗА

ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Раздел І

ПРИЛОЖНО ПОЛЕ

 

Чл. 14. Видът на процедурата за отделните обществени поръчки се определя съгласно чл. 16 от ЗОП, във връзка с чл.14, ал.1, 3, 4 и 5 от ЗОП.

Чл. 15. Възлагането на поръчките се провежда, както следва:

1/  Заявителят изготвя заявка съгласно чл. 7, ал. 4 от настоящите правила съдържаща и:

- обосноваване необходимостта от стартиране на процедурата;

- средствата предвидени за нейното финансиране;

- ориентировъчна стойност на поръчката.

2/ Заместник- кметът, отговарящ за съответния ресор, назначава длъжностното лице по чл.7, ал. 1 от Вътрешните правила, което да изготви документацията по поръчката, в съответствие с изискванията на ЗОП и ППЗОП;

3/  Преди откриването на процедурата финансовият контрольор упражнява предварителния контрол по чл.10, ал. 2, б) а от Вътрешните правила;

3/ Комисията за класиране на ценовите оферти се назначава със заповед на кмета, като заповедта се изготвя от директор дирекция “Специализирана администрация”.

4/ Комисията е длъжна да се събере на заседание в срока, определен в заповедта на кмета и да изготви протокол, отразяващ дейността й, съгласно изискванията на ЗОП и ППЗОП, който да се представи на от кмета в указания в заповедта срок, заедно с проект на решение;

5/ Протоколът на комисията за избор на изпълнител заедно с докладната, сравнителните таблици и постъпилите ценови предложения се представят на Кмета на Общината;

6/ Директора на дирекция “Специализирана администрация” изготвя уведомителни писма до кандидатите с информация за класирането в проведената процедура, респективно удължаване на срока за подаване на предложения или прекратяване на процедурата;

7/ Директора на дирекция “Специализирана администрация” изготвя договора за възлагане на обществена поръчка с избрания за изпълнител участник.

8/  Договорът се подписва от кмета  и от главния счетоводител.

9/  При извършване на разплащането с избрания изпълнител главният счетоводител проверява съответствието на извършвания разход с поетото задължение.

Чл. 16. Стартирането на процедура за възлагане на обществена поръчка става въз основа на заявка от заявителя до кмета, съдържаща:

  • обосноваване необходимостта от стартиране на процедурата;
  • средствата, предвидени за нейното финансиране в бюджета на общината;
  • прогнозна стойност на обществената поръчка, включително на обособените позиции, ако са предвидени такива;
    • срок за изпълнение на предмета на обществената поръчка;
    • правно основание за стартирането й;
    • предложение за вида на процедурата, като задължително се прилагат доказателства, мотивиращи избора на процедура
    • като приложение към заявката задължително трябва да има подробна техническа спецификация, технически изисквания, техническо задание и т.н. в зависимост от предмета на обществената поръчка, които да бъдат съгласувани и утвърдени по установения ред.

4/ Заявителят изготвя заявка в два екземпляра, един до Кмета на общината за стартиране на обществена поръчка и един до директор дирекция “Специализирана администрация”.

5/ Заявителят оказва съдействие на отговорника за процедурата през целия процес на провеждането й.

Чл. 17. 1/ Финансовият контрольор упражнява предварителен контрол по реда на чл. 9, ал. 2, буква „а“

2/ Заявката се съгласува с главния счетоводител, който се произнася по законосъобразността и наличието на бюджетен кредит на поеманото задължение и се одобрява от кмета.

Раздел ІІ

ИЗГОТВЯНЕ, СЪГЛАСУВАНЕ И УТВЪРЖДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА

Чл. 18. Документацията се изготвя от отговорника по провеждане на процедурата, определен от заместник- кмета на общината  в указания срок, който зависи от сложността на поръчката. Документацията се окомплектова по следния начин:

1. титулна страница - изготвя се в 2 екземпляра, единият от които е за съгласувателни подписи;

2.  съдържание на документацията;

3.  заповед за откриване на процедурата  и одобряване на документацията и обявлението на процедурата - изготвя се в 3 екземпляра;

4. покана за участие - изготвя се в 3 екземпляра;

5. указания към кандидатите за възлагане на обществената поръчка. В раздела трябва да бъде описана дейността, която трябва да се изпълни от участника в процедурата. В зависимост от вида на дейността може да има специфика при описанието й:

б. а За извършване на строителство (по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 3 от ЗОП). За описание на дейността трябва да се използват утвърдени технически изисквания за изпълнение на строителството. Задължително трябва да бъдат точно определени характеристиките на работата, качество; срокове - начало и край; графици и указания за организация на изпълнение; гаранции. Изискванията трябва да се основават на международни стандарти, национални стандарти и национални технически норми по действащите нормативни документи.

б. б За доставка (по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 1 от ЗОП) - За описание на дейността могат да се използват основни характеристики на доставяното оборудване. Трябва да се направи описание на стоката и да определи всички условия за доставката -маркировка, етикетировка, тестове, обучение, монтаж, техническа помощ и изисквания за определени сертификати и др. документи. В описанието не трябва да се споменава определена търговска марка, име, дизайн или тип, произход или производител, освен в случаите на процедури на договаряне по смисъла чл. 90  от ЗОП. В описанието на продукта се добавят думите "или еквивалентен", което дава възможност за алтернатива в доставката.

б. в 3а услуги (по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП) - За описание на дейността трябва да се използва техническо задание или задание на консултант. Заданието трябва да включва, цели и задачи, данни и материали, необходими за нормалното протичане на работата, които ще бъдат предоставени от Възложителя, доклади и документация, които трябва да бъдат предоставени по време или след приключване на дейността, други изисквания.

6. В обявлението задължително се посочва денят, мястото и часа на отваряне на предложенията.

7. Изготвят се указания, относно:

б. а Сроковете, в които кандидатите могат да задават въпроси във връзка с
представяне на предложенията си- Възложителят ще отговаря писмено на всеки въпрос, като ще изпраща отговора на всички участници в търга, без да упоменава кой е задал въпроса.

б. б Определят се и се вписват изисквания към участниците в процедурата;

б. в При необходимост се определя теехниечски лица, необходими за изпълнение на поръчката- за тях се посочват образованието, професионалната квалификация и професионалния опит на кандидата или участника и/или на ръководните му служители б. г Вписва се изискване (при необходимост) за наличие на система по качество и представяне на Програма за оценка и контрол или изготвяне на конкретна програма по оценка и контрол за изпълнение на дейността;

б. д Ако при изпълнение на дейността се предвижда участникът да използва
собствено оборудване, машини, приспособления и др., трябва да се включат изисквания относно освидетелствуването им и представяне на съответната за това документация;

б. е Поставя се изискване за представяне на сертификати и други документи за качество на използваните материали, резервни части или консумативи, собственост на участника.

8. Определя се размерът- под формата на парична сума или банкова гаранция на гаранцията за участие в процедурата, включително по обособени позиции, ако има такива. Размерът се определя в абсолютна сума, но не повече от 1 % от стойността на поръчката.

9. Отговорникът по изготвяне на документацията описва начина на комплектоване на предложението на кандидата, начин на образуване на предлаганата цена, срокове за закупуване на документацията и подаване на предложения.

10. Сметна документация - подробна техническа спецификация, технически изисквания, техническо задание, конструктивна документация и т.н. в зависимост от предмета на обществената поръчка - осигуряват се от техническите лица в комисията.

11. Образци на различни видове гаранции.

12. Образец на ценово предложение: Изготвеният образец трябва да включва:

-     цена - единична и обща (при доставки се посочват цените при какви условия на доставка са заложени и условия и начин на плащане; при услуги се посочват етапите и условията на плащане);

-    определя се валутата, в която се представя цената и начина за преизчисляването й (в случай на необходимост).

-  валидност на офертата – срокът на валидност се определя от отговорника по изготвяне на документацията като се съобрази с времето, необходимо за оценка на тръжните предложения, съгласуване и одобряване на резултатите от процедурата и вземане на решение за сключването на договор.

-   трябва да се остави място за определяне на сроковете за изпълнение от участника в процедурата.

-  определя се и метода за ценообразуване на консултантските услуги въз основа на необходими човеко-часове и обосновани тарифни ставки или въз основа на обща сума.

13. Образец на техническо предложение.

14. В случай, че предметът на процедурата го изисква се изготвя и декларация за направен оглед и/или запознаване с условията на обекта, които могат да повлияят при изготвяне на предложенията.

15. Проект на договор. Договорът задължително съдържа клауза относно представянето на гаранция за  изпълнение на задълженията по договора (парична сума или банкова гаранция) на стойност не повече от 5% от договорената цена по договора, документът за внесена гаранция се представя на Възложителя в момента на подписване на договора от страна на Изпълнителя .

16. Методика за оценка на оценките, като се спазва забраната по чл. 37 ал. 2 от ЗОП

17. Писмо до средствата за масово осведомяване.

18. Уведомително писмо до Агенцията по обществени поръчки за вписване в Регистъра по обществени поръчки на обявлението за стартиране на процедурата, освен ако не се изпраща по електронен път, подписано с електронен подпис.

19. Документацията се изготвя на български език.

20. При постъпили искания за даване на разяснения, направени до десет дни, респективно седем дни- при поръчки по чл. 14, ал. 3 от ЗОП, преди изтичане на срока за получаване на оферти, на следващия ден се публикуват в профила на купувача писмени разяснения по условията на поръчката. Отговорът се изготвя от отговорника по изготвяне на документацията, като се осигурява съдействието на звеното- заявител, съгласно чл. 19, ал. 5 от Вътрешните правила

Чл. 19. 1/ Изготвената и комплектована,  съгласно  изискванията на настоящите вътрешни правила, документацията се подписва от отговорника по изготвяне на документацията.

2/ изготвената документация се изпраща до звеното- заявител за съгласуване. При необходимост от нанасяне на корекции се определя кратък срок, в който да бъдат извършени.

3/ след съгласуването от дирекция „Специализирана администрация“ и звеното- заявител, документацията се изпраща до главен счетоводител и финансов контрольор, за извършване на действията по чл. 17 от Вътрешните правила.

Чл. 20. След съгласуване документацията се представя на кмета за утвърждаване.

 

Раздел ІІI

ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ПО РЕДА НА ГЛАВА ОСЕМ „“а“ ОТ ЗОП И ПРИ СТОЙНОСТИ ПО  РЕДА НА ЧЛ 14, ал. 5 ОТ ЗОП

Възлагане по чл. 14, ал. 5 от ЗОП

Чл. 21. (1) Възложителят не е длъжен да прилага процедурите по ЗОП и условията и реда на глава осма “а” от ЗОП, когато стойността на обществената поръчка, без данък добавена стойност е:

1. за строителство – под 60 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната –  под  670 000 лв.;

2. за доставки или услуги –  под 20 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната – под 66 000 лв.,

3. за конкурс за проект –  под  66 000 лв.

(2) При възлагане по предходната алинея директорите на дирекции представят доклад до кмета или упълномощено от него длъжностно лице, ведно с оферта от потенциален изпълнител за извършване на поръчката, като изборът на изпълнителя следва да е съответно мотивиран.

При положителна резолюция от страна на кмета или от упълномощено от него лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП, се възлага изпълнението на услугата, доставката или строителството.

(3) Когато стойността на поръчката е до 5 000 лева без данък върху добавената стойност, а предметът на поръчката е осъществяване на услуга и/или доставка от търговци по смисъла на Търговския закон, не е необходимо изготвяне и сключване на договор. Сделката се доказва с първични счетоводни документи. По изключение писмен договор се сключва, когато изпълнението на услугата или доставката е обвързано с гаранционен срок. Във всички останали случаи се сключва договор, който се изготвя и съгласува от Дирекция „Специализирана администрация”.

Възлагане по реда на Глава осма „а” от ЗОП

Чл. 22 (1) При наличие на необходимост при провеждане на обществена поръчка със стойности, посочени в чл. 14, ал.4 от ЗОП, дирекцията – заявител, представя докладна записка до кмета. Тя се изпраща на Дирекция „ Специализирана администрация“, където се разпределя от директора на конкретен служител, който да изготви публична покана по образец на Агенцията за обществени поръчки ведно с документацията към нея в срок до петнадесет дни, считано от датата на получаване на докладната записка.

(2) Документацията се изпраща за предварителен контрол до финансовия контрольор, като след това се съгласува от главния счетоводител и се представя на кмета за утвърждаване. При съгласуването и подписването на доклада и документацията, длъжностните лица задължително поставят дата.

(3)  В случай, че документацията е одобрена от упълномощено от кмета лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП, в досието на обществената поръчка се поставя и екземпляр от заповедта за упълномощаване.

Чл. 23. Публична покана се провежда в случаите,  когато стойността на обществената поръчка, без данък добавена стойност е:

1. за строителство – от 60 000 до 264 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната – от 670 000 до 1 650 000 лв.;

2. за доставки или услуги – от 20 000 до 66 000 лв., а когато поръчката е с място на изпълнение извън страната – от 66 000 до 132 000 лв.;

Чл. 24. (2) Поканата по ал.1 се публикува на Портала за обществени поръчки на АОП и на интернет страницата на общината, Раздел „Профил на купувача“, подраздел „Публични покани”.

(3) Срокът за публичен достъп до поканата не може да бъде по-кратък от 7 работни дни.

(4) При постъпили искания за даване на разяснения, направени до три дни преди изтичане на срока за получаване на оферти, на следващия ден се публикуват в профила на купувача писмени разяснения по условията на поръчката. Отговорът се изготвя от отговорника по изготвяне на документацията, като се осигурява съдействието на звеното- заявител, съгласно чл. 19, ал. 5 от Вътрешните правила

Чл. 25. Постъпилите оферти се приемат и завеждат в деловодството на общината.

Чл. 26. (1) Получаването, разглеждането и оценката на офертите се извършва от комисия, определена със заповед на кмета или от упълномощено от него лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП, като в състава на комисията се включва най-малко едно лице, притежаващо професионална компетентност, в съответствие с предмета на поръчката.

(2)  В случай, че заповедта за назначаване на комисията е подписана от упълномощено от кмета лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП, в досието на обществената поръчка се поставя и екземпляр от заповедта за упълномощаване.

Чл. 27. (1) След изтичане на срока за представяне на офертите, офертите се предават на председателя на комисията по чл. 29, ал.1 постъпилите оферти в едно със списъка с участниците от директора на дирекция „Специализирана администрация“.

(2) Отварянето на офертите е публично и на него могат да присъстват участниците в процедурата или техни упълномощени представители, както и представители на средствата за масово осведомяване и на други лица при спазване на установения режим за достъп до сградата на общината. При промяна на датата и часа на отваряне на офертите участниците се уведомяват писмено.

(3) Комисията отваря офертите по реда на тяхното постъпване. След отварянето на офертите комисията оповестява документите, които те съдържат, обявява ценовите предложения, след което всички нейни членове ги подписват. Комисията предлага по един представител от присъстващите участници да подпише ценовите  и техническите предложения на останалите участници. С извършването на тези действията приключва публичната част от заседанието на комисията.

(4) Комисията разглежда документите и информацията в офертата на участниците за съответствие с критериите за подбор, поставени от възложителя.

(5) В случай, че комисията установи липса на документи и/или несъответствие с критериите за подбор, и/или друга нередовност, включително фактическа грешка, комисията може да изисква съответните документи от всички участници в процедурата в срок 3 работни дни от получаването на искането за това.

(6) Комисията съставя протокол за разглеждането, оценяването и класирането на офертите и го представя на кмета за утвърждаване.

(7) След утвърждаването на протокола от страна на кмета или от упълномощено от него лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП, в един и същи ден протоколът се изпраща на участниците и се публикува в Раздел „Профил на купувача“, подраздел „Публични покани”.

(8)  В случай, че протокола е утвърден от упълномощено от кмета лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП, в досието на обществената поръчка се поставя и екземпляр от заповедта за упълномощаване.

(9)  След извършване на горните действия, възложителят може да сключи договор с избрания изпълнител.

(10)  Когато не е подадена нито една оферта, възложителят може да възложи изпълнението на поръчката след провеждане на преговори с избран от него изпълнител. В тези случаи възложителят е обвързан от прогнозната стойност на поканата по чл. 25, ал. 2, и от техническите спецификации и проекта на договор, приложени към поканата.

Чл. 28. (1) Договорът по чл. 27, ал. 9 се съгласува от юрист на дирекция „Специализирана администрация“ и от главния счетоводител, и се предоставя за подпис от кмета или от упълномощено от него лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП. При съгласуването и подписването на договора, длъжностните лица задължително поставят дата.

(2) При подписване на договора определеният кандидат за изпълнител представя:

  • документите по чл.101 е, ал.2 от ЗОП;
  • гаранция за изпълнение в една от формите – банкова гаранция или парична сума, в случай че е предвидена такава.

(3)  В случай, че договорът е подписан от упълномощено от кмета лице по реда на чл. 8, ал. 2 от ЗОП, в досието на обществената поръчка се поставя и екземпляр от заповедта за упълномощаване.

Раздел ІV

ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРАТА

Чл. 29. 1/ В зависимост от вида на процедурата се изпращат писма до средствата за масово осведомяване, конкретни кандидати (в случаите на ограничена процедура и процедурите на договаряне), придружени от съответните приложения.

2/ Писмата са неразделна част от изготвената и утвърдена документация .

Чл. 30. 1/ Документацията се получава от кандидатите в процедурата по начина и в срока, определени в обявлението /поканата/.

2/ Въпросите от кандидатите, закупили документация по дадена процедура се изпращат на отговорник по изготвяне на документацията. Той е длъжен да организира съответните длъжностни лица, които в срок до 2 дни да изготвят и предоставят отговори на поставените въпроси като изготвят писмата до кандидатите. Организиране изпращането на писмата се прави от отговорника.

3/ Отговорите на поставените въпроси се изпращат до всички кандидати, които са закупили документация за участие и са посочили адрес за кореспонденция, без да се отбелязва в отговора, кой е кандидатът отправил питането. Отговорите се прилагат и към документацията, която се закупува от други кандидати.

Чл. 31. 1/ Оформените в съответствие с изискванията на документацията предложения се предават в определения срок, съгласно условията на документацията.

2/ Общината не носи отговорност за оферти,получени по пощата след посочения по-горе срок. Доказателство за това е датата на пощенското клеймо. Такива оферти няма да бъдат отваряни и допускани до участие в процедурата.

Чл. 32. Всички документи, свързани с провеждането на всяка една обществена поръчка, се вписват в Регистъра на обществените поръчки на общината.

Чл. 33. При приемането на офертите или заявленията за участие в Общинския център за услуги и информация, върху плика с офертата се отбелязва поредния номер, датата и часа на получаването й. За регистрирането им се използва самостоятелен регистрационен индекс. За всяка получена оферта на приносителя се издава разписка, удостоверяващ подаването на офертата и се вписва в Регистъра за получени оферти.

Чл. 34 1/ Отговорникът по изготвяне на документацията от дирекция „ Специализирана администрация“ изготвя проекто-заповед за назначаване на комисия, която след съгласуване по установения ред се извежда с номер  в деня на отваряне на постъпилите предложения.

2/ Комисията се назначава след изтичане на срока за приемане на оферти и се обявява в деня, определен за отваряне на офертите.

Чл. 35. 1/ Отговорникът по регистриране на постъпилите оферти ги предава на председателя на комисията преди започване на работата, заедно с цялостната документация по процедурата.

2/ Комисията се събира на датата, мястото и в часа, указан в заповедта. Работата на комисията се ръководи от нейния председател.

3/ Преди да започне своята работа комисията подписва декларации по смисъла на чл.35, ал. 3 от ЗОП;

 

4/ Комисията изготвя протокол, който съдържа нормативно регламентираните реквизити. Към протокола се прилагат подписаните декларации по чл. 35 от ЗОП, проект на решение за избор на изпълнител (за определяне на кандидатите, които ще бъдат поканени да представят оферти в ограничена процедура) или за прекратяване на процедурата.

 

Чл. 36. 1/ На първото си заседание комисията отваря предложенията и преглежда комплектността на представените документи. При отварянето могат да присъстват кандидатите/ участниците или надлежно упълномощени техни представители, както и представители на средства за масово осведомяване и юридически лица с нестопанска цел. Попълва се списък на присъстващите, като към него се прибавят и копия/ оригинали на пълномощниците.

2/ Ако някой от участниците не изпрати свои представители, това по никакъв начин не се отразява на оценката на неговото предложение.

3/ Комисията има право да изиска от кандидатите, в определен от нея срок, да представят допълнителни доказателства за обстоятелствата, изложени в предложението.

Чл. 37. 1/ Комисията извършва оценка на постъпилите предложения, съгласно изготвената "Методика за оценка на офертите", неразделна част от утвърдената документация.

2/ Комисията класира участниците в процедурата, въз основа на изготвен съгласно критериите за оценка - лист за оценка, подготвя протокол, който представя на кмета за утвърждаване, заедно с проект на решение за избор на изпълнител.

3/ Въз основа на утвърдения протокол Възложителят с решение обявява класирането по процедурата и определя изпълнителя на обществената поръчка.

Чл. 38. Въз основа на заповедта по чл. 32, ал. 3 отговорникът по провеждане на процедурата от дирекция „Специализирана администрация“ изготвя уведомителни писма до всички кандидати с информация за класирането по процедурата и след съгласуване и подписване ги изпраща с писмо с обратна разписка, връчва ги на ръка срещу подпис, изпраща ги по факс, или по електронна поща, подписано с електронен подпис.

Чл. 39. След изтичане на 10-дневният срок за обжалване на решението на Възложителят по чл.120 от ЗОП, отговорникът по провеждане на процедурата, в случай че няма подадени жалби, изготвя договор и се подписва като изготвил договора.

Чл. 40. 1/Договорът се подписва от кмета или от упълномощено от него длъжностно лице и от главния счетоводител.

2/ при подписване на договора изпълнителят представя всички изискуеми документи, необходими за подписване на договор, в съответствие с разпоредбите на ЗОП и в зависимост от вида на проведената процедура

Чл. 41. 1/ Банковите гаранции за изпълнение се освобождават при предвидените в ЗОП и в договора за изпълнение условия, чрез връщане на оригинала на банковата гаранция, което обстоятелство писмено се удостоверява от получаващия върху копието на банковата гаранция, чрез посочване датата на получаване, трите имена и длъжността си или № и дата на пълномощното за извършване на съответното действие, което се съхранява в досието на обществената поръчка.

2/ Паричните суми се възстановяват, след като бъде предаден списък на участниците в процедурата с приложени копия на платежните документи за внесена гаранция от директор на  дирекция “Специализирана администрация”

Раздел V

КОНТРОЛ ВЪРХУ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА СКЛЮЧЕНИ ДОГОВОРИ

Чл. 42. Дирекция „Специализирана администрация“ предоставя на звеното– заявител копие от подписания договор с всички приложения към него за изпълнение. Екземпляр  се съхранява и в досието на съответната процедура от Дирекция „Специализирана администрация“

Чл. 43. 1/ Със заповед на кмета се определя длъжностно лице, което ще отговаря за контрола по изпълнението на договора. В заповедта задължително се описва срокът на договора, редът, по който ще се предоставя информация на други заинтересовани дирекции- счетоводство, Специализирана администрация и т.н., период, на който ще се отчита отговорният служител, съобразен с условията на договора и особеностите на поръчката

2/ Начинът на отчитане на изпълнението по договора от страна на служителя на обшинска администрация става писмено, както следва:

- в съответствие със сроковете по ал. 1, изр. второ- редовни доклади;

- извънредни доклади- при необходимост от бърза намеса и възникване на нерегламентирана ситуация- извън периодите на редовните доклади.

 

ГЛАВА ТРЕТА

ДОСИЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА. КОНТРОЛ.

РАЗДЕЛ І.

ИЗГОТВЯНЕ НА ДОСИЕ НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА

 

 

Чл. 44. За всяка обществена поръчка в Дирекция “Специализирана администрация” се изготвя досие, което включва:

1/ Справка за потребностите през предстоящата финансова година на Заявителя, от който изхожда предложението за конкретната обществена поръчка;

2/ План за обществените поръчки, в които е включена съответната обществена поръчка;

3/  Решение за откриване на съответната процедура за възлагане на обществена поръчка и документацията към него;

4/  Писма до средствата за масово осведомяване, АОП, заедно със страниците от съответния регистър или бюлетин

5/ Заповед за назначаване на комисия;

6/ Решение за определяне на кандидатите, които да бъдат поканени за участие в ограничената процедура;

7/ Протокол от дейността на комисията;

8/ Декларации по чл.35 от ЗОП, попълнени от членовете на комисията- редовни и резервни, ако са взели участие;

9 / Покана за участие в ограничена процедура за възлагане на обществена поръчка;

10/ Решение за определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата, решение за промяна, ако е извършена такава;

11/ Уведомителни писма до кандидатите в процедурата, с които им се изпраща решението за класиране и определяне на изпълнител или за прекратяване, както и решението за промяна;

12/ Копие от договора за възлагане на обществената поръчка заедно с всички приложения към него;

13/ Подадени искови молби, ако има такива;

14/ Информация до Агенцията по обществени поръчки по повод прекратяване на процедурата;

15/ Информация до Агенцията по обществени поръчки относно сключения договор;

16/ Копие от документацията за участие в процедурата;

17/ Опис на документите в досието;

18/ Други относими документи.

 

Чл. 45. Директор дирекция “СА” представя на финансовия контрольор екземпляр от обявлението и решението  за всяка обществена поръчка с цел изготвяне на досие за финансовата част на  обществената поръчка.

 

Чл. 46. За всяка обществена поръчка дирекция “Обща администрация” изготвя досие, което включва:

1/ Договор за възлагане на обществена поръчка.

2/ Фактури, издадени във връзка с изпълнение на договора.

3/  Платежни документи, удостоверяващи разплащането по фактурите.

4/ Протоколи образец 19 за установяване и заплащане на извършената работа.

5/  Сметка образец 22.

6/  Протокол за приемане на извършените дейности по договора.

7/ Опис на документите в досието.

8/ Контролен лист за движение на досието

Чл. 47. Техническо досие.

Изготвя се в  “Техническа служба” и съдържа техническата документация, свързана с обществената поръчка.

 

Чл. 48. Досие за обществена поръчка, финансирана по програма на ЕС :

1/ Открива се и текущо се попълва от счетоводителя на проекта.

2/ До приключване на проекта се съхранява в офиса на проекта.

3/ След приключване на проекта се предава на финансовия контрольор съгласно

чл. 10. 4. от настоящите правила.

4/ Съхранява се от главния  счетоводител на Общината.

РАЗДЕЛ ІІ.

СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА ПО ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА

Чл. 49. До изтичане на срока за подаване на предложенията цялата документация по подготовката на процедурата се съхранява при отговорника по изготвянето на документацията.

Чл. 50. По време на работата на комисията цялата документация заедно с постъпилите предложения се съхранява от председателя на комисията.

Чл. 51. Окомплектованите досиета за обществените поръчки се съхраняват от началниците на отделите, които ги изготвят, до приключване действието на договора.

 

Чл. 52. Отговорник по съхраняването на досиетата (определен служител от дирекция “Специализирана администрация”):

1. след приключване на процедурата приема и проверява окомплектоваността на            цялото досие и го архивира;

2. при необходимост от ползване на архива следи за движението на досието като попълва контролен лист за движение на досието и следи за връщането му;

3. съхранява досието в определения в чл.58а., ал.6 от ЗОП четиригодишен срок, а за процедури, проведени по реда на Глава Осем „а“- за срок от три години- в съответствие с разпоредбата на чл. 101 ж от ЗОП.

- за досиета на обекти по Проект „Красива България” – петгодишен срок

- за досиета на обекти, финансирани по европейските програми – седемгодишен срок или друг срок съобразно изискванията на финансиращата оперативна програма.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

§1. Указанията и текущият контрол по приложението и изпълнението на настоящите Вътрешни правила се възлагат на Зам.кмета /в зависимост от ресора за който отговаря /  и  секретаря на Общината.

§2. Тези Вътрешни правила са утвърдени със Заповед № РД 09-342 / 29.10.2008г. на Кмета на община Опака.

§3. Тези Вътрешни правила са изменени и допълнени Заповед № РД 09-258 / 03.10.2014 г. на Кмета на община Опака.